Os ydych am sicrhau Trawsnewid Digidol meddyliwch y tu hwnt i dechnoleg

Oherwydd y cyfyngiadau ar symud ac amseroedd agor, mae llawer o sefydliadau yn cael trafferth i sicrhau trawsnewid digidol yn fwy ar frys nac erioed. Mae’r hyn oedd ar un adeg yn teimlo fel rhywbeth dewisol, ychwanegol neu rywbeth ar gyfer y dyfodol, bellach wedi dod yn hanfodol ar gyfer goroesi economaidd i sawl tîm mewn dim o dro.

Yn ystod cyfnod mor heriol cafwyd hanesion calonogol o lwyddiant. Fel gyda’r cyflymdra y gwnaeth sefydliadau addasu ar gyfer cyfarfodydd cynhadledd fideo, meddalwedd cydweithredu a gweithio ystwyth. O sefydlu ysbytai Nightingale yn gyflym i filoedd o weithwyr yn symud ar-lein yn llwyr o fewn wythnosau.

Ond, er gwaetha’r holl lwyddiant cafwyd sawl rhwystredigaeth. Mae’r rhan fwyaf o arweinwyr wedi sylweddoli cyfyngiadau dulliau rheoli traddodiad a’u systemau TG presennol. Nid yw’r amser yr arferid ei gymryd i dynnu timau at ei gilydd neu i gyflawni prosiectau bellach yn bodloni gofynion sefydliad sy’n newid.

Am yr holl resymau hynny, mae sefydliadau o fusnesau i ysbytai ac adrannau llywodraeth yn edrych o’r newydd ar sut y gallant drawsnewid. Hoeliwyd llawer o’r sylw ar sut i arfer dulliau mwy digidol o weithio, gyda’r holl systemau sy’n hwyluso hynny.

Mae Trawsnewid Digidol yn gofyn am fwy na thechnole

Er yr holl alw, mae Cwmnïau Technoleg Mawr wedi ymateb gyda brwdfrydedd. O gynigion cyfnod cyfyngedig i argaeledd premiwm am ddim (‘freemium’) cychwynnol, maen nhw wedi rhoi cyfle i dimau ddefnyddio amrywiaeth ehangach o offer digidol. Buont hefyd yn weithgar yn annog timau technoleg i fuddsoddi mewn ailwampio eu seilwaith. Gwella rhwydweithio, caledwedd a meddalwedd er mwyn eu defnyddio mewn dulliau cydweithredol newydd.

Fel y gwelwyd o’r blaen (gyda’r holl sylw am CRM yn y gorffennol ac e-fasnach wedi hynny), anaml iawn mai technoleg yn unig sydd ei angen. Yn aml iawn nid yw hyd yn oed y rhan fwyaf heriol na phwysig o unrhyw newid.

Wedi gweld llawer o wahanol sefydliadau yn llwyddo ar un llaw ac yn methu gwneud y trawsnewid ar y llaw arall, mewn cyfres o ddosbarthiadau meistr ar gyfer Prifysgol De Cymru, byddaf yn rhannu rhai o’r gwersi a ddysgwyd. Mae’r rhain yn rhan o’r gyfres Crewyr Newidiadau (Change Makers). Cynlluniwyd pob un i alluogi arweinwyr i osgoi problemau ac i baratoi’n well ar gyfer dull newydd o weithio ar ôl y pandemig.

Yn y post hwn, byddaf yn crynhoi rhai o’r gwersi allweddol bwysig y byddaf yn eu rhannu yn y dosbarthiadau meistr hynny.

Mae Trawsnewid Digidol angen data o safon

Yn rhy aml mae deunydd crai data yn cael ei ddiystyru wrth gynllunio systemau neu brosesau newydd i sefydliadau. Er hynny bydd yn hanfodol i ysgogi unrhyw ddull newydd o weithredu. Nid drwy hud a lledrith fydd systemau a phrosesau digidol yn cynnig gwedd bersonol na’r canlyniadau gorau posib. Bydd gwelliannau o’r fath yn dibynnu ar safon a chyflawnder y data sydd ar gael ar gyfer y systemau hynny.

Man gwych i ddechrau ar gyfer llawer o sefydliadau yw sicrhau fod gennych gatalog cywir o’r data sydd yn eich meddiant ac yn cael ei brosesu ar hyn o bryd. Dylai archwiliad gwybodaeth o’r fath eisoes fod wedi’i gynhyrchu gan y rhan fwyaf o sefydliadau er mwyn cydymffurfio â’r Rheoliad Cyffredinol at Ddiogelu Data (GDPR). Nawr gallwch edrych ar hynny o’r newydd o safbwynt arloesi.

Ystyriwch yr hyn rydych yn ei wybod o’ch ymchwil (yn cynnwys adborth gan weithwyr a phobl/defnyddwyr gwasanaethau). Ydych chi wedi cydgyfeirio’r dystiolaeth hon gyda dadansoddiad ymddygiadol o’r modd y defnyddir eich gwasanaethau a’r canlyniadau a geir? Beth mae hynny’n dweud wrthych am yr hyn y mae pobl ei angen neu eisiau ei gyflawni? Efallai na fu’r gwaith o greu darlun o’r hyn mae pobl ei eisiau erioed yn bwysicach.

Unwaith y bydd gennych eglurder am eich data presennol a’r amcanion i’w cyflawni, dylech nodi’r bylchau. Ydy safon eich data cyfredol yn ddigonol (gan ystyried pa mor gyflym y mae’n dirywio’r dyddiau hyn)? Ydych chi’n methu data allweddol a fyddai’n ei gwneud hi’n bosib gweithio mewn ffordd wahanol? Dylai cwestiynau o’r fath eich gyrru i ganolbwyntio’n gyntaf ar sylfaen eich data. Safon hon sy’n penderfynu sefydlogrwydd popeth arall fyddwch yn adeiladu arni. Felly, bydd un o’m dosbarthiadau meistr yn canolbwyntio yma.

Mae Trawsnewid Digidol angen Delweddu Data

Efallai nad yw hyn mor amlwg ar y dechrau. Dwy agwedd sy’n cyfleu pwysigrwydd Delweddu Data a Chynllunio er mwyn i brosiectau Trawsnewid Digidol lwyddo. Y cyntaf yw’r angen i bawb ddeall yn glir eu cynnydd eu hunain, materion perthnasol, cynnydd pobl eraill ac amcanion presennol. Mae cymhlethdod tebygol prosiectau o’r fath ynghyd â chyflymder gweithio ystwyth i gyflawni yn gofyn am hyn. Mae gormod yn parhau i fethu oherwydd problemau cyfathrebu. 

Yr agwedd arall yw’r angen am gyfathrebu data yn effeithiol mewn modd sy’n gweithio i ddefnyddwyr. Nid yw prosesau newydd yn golygu gweithio o unrhyw fan a chyfathrebu drwy gynhadledd fideo’n unig. Maent hefyd angen cymryd lle’r hyn a arferai’n aml gael ei egluro mewn llythyrau hirach neu yn y cnawd, gyda sgrin ddigidol neu neges. Rhaid i unrhyw ddata o fewn hynny fod yn hawdd ei ddeall ac mae safon rhifedd poblogaeth y DU ar gyfartaledd yn safon ysgol gynradd. 

Mae angen Delweddu Data oherwydd cyfaint y data sydd raid ei ystyried a’n gallu dynol, cyfyngedig ni i ddeall a gweithredu ar ddata o’r fath pan gaiff ei gyflwyno mewn tablau o ffigurau. Yn ffodus bu’r maes hwn yn weithredol iawn yn y blynyddoedd diweddar gyda digon o gyngor, hyfforddiant ac arferion gorau ar gael i helpu timau i wella eu graffiau a chyflwyno data’n weledol. 

Un sgil effaith o bandemig COVID-19 yw’r cynnydd yn y defnydd o ystadegau a graffiau gan y cyfryngau. Yn raddol mae’r rhai a welir yng nghyfarfodydd briffio llywodraeth wedi gwella. Mae Swyddfa’r Ystadegau Gwladol wedi gwneud gwaith gwych yn cyhoeddi graffiau mwy greddfol i helpu’r boblogaeth i ddeall data cymhleth. Mae hyd yn oed y syniad o siarad am “siâp y gromlin” wedi dod yn rhan o’r iaith genedlaethol. Rwy’n annog arweinwyr i beidio diystyru sut y gall hyn wella eich taith trawsnewid digidol. Bydd un o’m dosbarthiadau meistr yn canolbwyntio ar y pwnc yma.

Ni fydd Trawsnewid Digidol yn llwyddo o fewn seilo

Mae’n debyg mai’r natur ddynol sy’n peri i bob sefydliad greu seilos. Arglwyddiaethau bychain o rym ble mae gwybodaeth yn cael ei gronni a phenderfyniadau’n cael eu gwneud er ein lles ‘ni’ nid er eu lles ‘hwy’. Ond mae syniadaeth ddigyswllt o’r fath yn aml yn angheuol ar gyfer prosiectau Trawsnewid Digidol. Bydd dau o’n dosbarthiadau meistr yn canolbwyntio ar ddwy agwedd o’r newid agwedd hanfodol hyn.

Un o’r darnau allweddol o waith sydd ei angen ar gyfer Trawsnewid Digidol yw ail-greu prosesau. Fel bod prosesau newydd yn cael eu cynllunio i gyflawni’r canlyniadau sydd eu hangen, nid dim ond yn awtomeiddio’r hen ffordd o wneud pethau. Er mwyn osgoi’r olaf mae angen doethineb timau gweithredol, amrywiol ledled sefydliad. Os gwneir yn ddigyswllt, y canlyniad fydd prosesau a rhaglenni na fydd modd eu gweithredu neu greu problemau rywle arall yn y sefydliad.

Rheswm arall dros beidio bod yn fyr eich golwg yw’r angen i fod yn effro i’r hyn sy’n digwydd mewn sefydliadau eraill. Yn ystod y dyddiau heriol hyn, mae enghreifftiau cadarnhaol a rhybuddion gwerthfawr yn digwydd trwy’r amser. Mae arweinwyr doeth yn dysgu o’u plegid. Mae angen i bob sefydliad drawsnewid i ffyrdd gwahanol o weithio. Sut lwyddodd y sefydliad acw gyfleu prosiect o’r fath mor gyflym? Pam fod y sefydliad acw’n cael gymaint o adborth cadarnhaol am ei wasanaeth digidol newydd? Byddwch chwilfrydig a holwch gwestiynau.

Felly, dyma fy awgrymiadau:

1) Archwiliwch eich data, deallwch beth sydd angen arnoch, rhestrwch eich bylchau a materion safon.

2) Defnyddiwch rym Delweddu Data i wella profiadau a chyfathrebu.

3) Chwalwch seilos drwy gydweithio a chael y gostyngeiddrwydd i ddysgu gan eraill.

Pob dymuniad da i chi. Paul Laughling, Tiwtor gyda PDC.