Sut rydym yn defnyddio eich data

Ein Haddewid Data 

Sicrhau bod ein graddedigion yn cael y manteision a’r profiad llawn o fod yn gyn-fyfyrwyr Prifysgol De Cymru tra hefyd yn sicrhau na roddir eu preifatrwydd personol mewn perygl.

Rydym wedi ymrwymo i egwyddorion llywodraethu data da; felly, bydd ein hysbysiad prosesu data yn cael ei adolygu a’i ddiweddaru’n rheolaidd, yn unol â gofynion y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) 2018.


Hysbysiad Prosesu Data Alumni

Nod Swyddfa Datblygu a Chysylltiadau Alumni ym Mhrifysgol De Cymru yw ymgysylltu ag alumni a chefnogwyr i ddatblygu cymuned sydd o fudd i’r ddwy ochr, i hyrwyddo datblygiad rhwydweithiau ac i godi arian i gefnogi myfyrwyr ac ymchwil yn y Brifysgol. 

Mae’r Brifysgol wedi bod ar flaen y gad o ran ymchwil gymhwysol ac addysg gysylltiedig ers blynyddoedd lawer, gan helpu cymdeithas i ddod o hyd i atebion i’w hanghenion diweddaraf. Er mwyn cefnogi ein twf a’n datblygiad fel sefydliad addysg uwch ymhellach, y sail gyfreithiol i’r Brifysgol brosesu eich data – sy’n cyd-fynd â’r pwrpasau rhyngddibynnol a nodir isod – yw bod hynny'n angenrheidiol er mwyn ceisio cyflawni ein buddiannau cyfreithlon. 

Nid ydym byth am ddiystyru eich hawliau a’ch rhyddid chi fel unigolyn.


Diogelwch a’n gohebiaeth

Caiff yr holl ddata ei reoli yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 a’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) 2018. Caiff ei gadw’n ddiogel gan Brifysgol De Cymru a bydd yn cael ei drin yn gyfrinachol ac yn sensitif.

Caiff eich data ei storio’n ofalus er mwyn sicrhau y gallwn, lle bynnag y bo’n bosibl, ddarparu gohebiaeth berthnasol wedi’i thargedu. Gall y Brifysgol ddefnyddio eich data ar gyfer amrywiaeth o ddibenion rhyngddibynnol; cefnogi’r swyddfa cysylltiadau a chyfathrebu alumni yn ogystal ag at ddibenion codi arian.

O ganlyniad, efallai y byddwch yn cael un neu fwy o’r canlynol, neu rai tebyg:

  • Cyhoeddiadau alumni
  • Gwahoddiadau i ddigwyddiadau ac aduniadau alumni 
  • Hysbysiad am fanteision a gwasanaethau i alumni
  • Arolygon alumni
  • Deunyddiau e-gyfathrebu i alumni
  • Newyddion y Brifysgol
  • Opsiynau ar gyfer astudiaeth bellach
  • Opsiynau sy’n gysylltiedig â gyrfaoedd, cyflogadwyedd ac entrepreneuriaeth
  • Gwybodaeth am grwpiau daearyddol neu ddiddordeb arbennig. 

Efallai y byddwch hefyd yn cael apeliadau codi arian gennym, a allai fod o ganlyniad i ddadansoddiadau ac ymchwil cyfoeth mewnol ac allanol sy’n llywio strategaeth codi arian y Brifysgol a dulliau cyfathrebu cysylltiedig. 

Mae’r Brifysgol hefyd yn prosesu data personol penodol fel sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd gan fod yn rhaid i ni yn ôl y gyfraith drosglwyddo manylion graddedigion diweddar i’r Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA) yn unol â’n rhwymedigaethau sy'n gysylltiedig â’r Arolwg Canlyniadau Graddedigion. 


Sut rydym yn cael gafael ar eich data?

Mae swm sylweddol o’r wybodaeth ar eich cofnod alumni yn cyfateb i’r hyn a ddarparwyd gennych i gael mynediad i’r Brifysgol fel myfyriwr. Ceir gwybodaeth ychwanegol drwy eich rhyngweithio cydsyniol â ni naill ai o ganlyniad i ddiweddaru eich cofnod alumni, neu drwy ymgysylltu â ni mewn rhyw ffordd ee: cofrestru ar gyfer digwyddiad neu gytuno i rannu data pan fyddwch yn darparu proffil alumni.   

Mae’r Brifysgol yn gwneud popeth yn ei gallu i sicrhau bod data yn parhau yn gywir ac yn gyfoes ac yn rhoi’r gallu i raddedigion ddarparu’r manylion cyswllt diweddaraf yn ddiogel ar-lein, yn bersonol neu dros y ffôn. Mae’n bwysig eich bod yn rhoi gwybod i ni am unrhyw newidiadau i’ch gwybodaeth bersonol, er ein bod hefyd rhoi diweddariadau gan raddedigion dros y ffôn, drwy e-bost a drwy ymgyrchoedd post uniongyrchol a dulliau rhyngweithio personol - ar-lein ac all-lein yn achlysurol. 

O bryd i’w gilydd, mae’r Brifysgol yn sgrinio ei alumni a’i sylfaen cefnogwyr ar gyfer aelodau sydd wedi marw ac y mae eu manylion post wedi’u cadw. Y rheswm am hyn yw er mwyn sicrhau ein bod yn gwasanaethu’r gymuned yn y ffordd orau ac yn osgoi camgyfeirio gohebiaeth a allai achosi gofid personol neu wastraff o adnoddau ariannol.

Mae unrhyw wybodaeth a gedwir amdanoch yn cael ei thrin gyda’r safonau uchaf o ran gofal. 


Math o ddata a ddelir

Mae’r Swyddfa Cysylltiadau a Datblygu Alumni yn meddu'n fras ar ddata bywgraffyddol, galwedigaethol, perthynol ac affinedd. Gall hyn gynnwys y canlynol (ond heb fod yn gyfyngedig iddynt):

  • Gwybodaeth fywgraffiadol (e.e. enw, dyddiad geni, rhyw)
  • Manylion cyswllt (e.e. cyfeiriadau, e-bost, rhif ffôn)
  • Gwybodaeth addysg
  • Manylion eich hanes cyflogaeth
  • Manylion eich perthynas â’r staff, yn ogystal ag aelodau eraill o’r rhwydwaith alumni
  • Gwybodaeth sy’n gysylltiedig â’ch profiad a’ch diddordebau yn y Brifysgol, gan gynnwys aelodaeth o glybiau neu gymdeithasau, yn ogystal â gwybodaeth am wobrau neu ysgoloriaethau.
  • Cofnodion o unrhyw ymgysylltiad rhyngoch chi a’r Brifysgol, gan gynnwys gohebiaeth, presenoldeb mewn digwyddiadau neu wirfoddoli.
  • Erthyglau yn y cyfryngau
  • Cofnodion cyfrannu a gwybodaeth sy’n gysylltiedig â Rhodd Cymorth (fel sy’n ofynnol gan CThEM)
  • Eich dewisiadau cyfathrebu 

 

Tra mae’r cofnod alumni yn cadw data am gymwysterau, mae’r Swyddfa Gweinyddu Myfyrwyr yn cadw prawf o gofnodion astudiaeth a gadarnhawyd.


Eich opsiynau data

Gallwch chi newid sut rydych chi’n cael rhywfaint o ohebiaeth neu’r cyfan ohoni gan y Brifysgol (drwy’r Swyddfa Datblygu a Chysylltiadau Alumni) fel y dymunwch, a byddwn yn ceisio prosesu eich cais yn brydlon. Mae ‘Rhywfaint neu’r cyfan’ yn dangos eich dewisiadau o ran sianeli - e-bost, post, ffôn a thestun. Cysylltwch â’r Swyddfa Alumni i sicrhau ein bod yn gwybod eich dewisiadau.

Mae’r Swyddfa Datblygu a Chysylltiadau Alumni yn cadw’r wybodaeth ddiweddaraf am gyn-fyfyrwyr gan gynnwys manylion am ddewisiadau cyfathrebu. Wrth i chi raddio ac yn achlysurol yn y dyfodol, byddwn yn gofyn i chi ddatgan eich dewisiadau cyfathrebu.

Rydym yn cysylltu’n rhagweithiol â myfyrwyr sy’n gadael i egluro beth yw dewisiadau cysylltu ac i nodi eu dewisiadau cyfathrebu ar gyfer pob sianel gyfathrebu. Byddwn yn gofyn i raddedigion ddiweddaru eu manylion personol gyda ni, heb fod yn llai na dwywaith mewn unrhyw gylch blynyddol. Fel rhan o’r broses hon, byddwn yn gofyn i chi ddiweddaru eich dewisiadau cyfathrebu yn ôl sianel ac yn ôl diddordeb, yn ogystal ag er mwyn deall a fyddai’n well gennych gyfathrebu yn Gymraeg yn y dyfodol. Mae’r dull hwn unwaith eto yn ymrwymiad i sicrhau ein bod yn osgoi camgyfathrebu a gwastraffu adnoddau ariannol. 

Rydym yn parchu eich data yn ogystal â’ch hawliau ac ni fyddwn yn cadw eich gwybodaeth am fwy na sydd angen. Yn naturiol, byddwn bob amser yn cynnal cofnod graddedigion craidd ar gyfer pob myfyriwr graddedig, er ein bod yn ymrwymo i gael gwared ar unrhyw ddata nad yw’n hanfodol yn rheolaidd yn ôl ein polisi cadw data. 


Defnyddio eich data ar gyfer gweithgareddau dyngarwch

Mae Swyddfa Cysylltiadau a Datblygu Alumni Prifysgol De Cymru hefyd yma i sicrhau eich bod chi, fel graddedigion, yn bodloni eich amcanion dyngarol os ydych yn dymuno cefnogi gweithgareddau dyngarol y Brifysgol. Rydym yn gweithio’n agos gyda’n rhoddwyr a’n cefnogwyr i gyflawni eu huchelgeisiau am gymorth a ddim ond yn cysylltu â chefnogwyr posibl os oes gennym ganiatâd i wneud hynny.

Efallai y byddwn hefyd yn ceisio cofnodi, lle bo’n berthnasol, eich gallu a’ch awydd i gefnogi’r Brifysgol yn ariannol, gan gynnwys drwy gynnal ein hasesiad ein hunain o’ch incwm ac asesu a yw apeliadau codi arian penodol yn berthnasol ac o ddiddordeb i chi efallai.

Er mwyn gwasanaethu dymuniadau dyngarol ein cefnogwyr yn y ffordd orau, efallai y byddwn hefyd yn ychwanegu at y data sydd gennym gan y Brifysgol a’r sefydliadau a’i rhagflaenodd gyda data gan ein partneriaid yn ogystal â gwybodaeth sydd ar gael yn gyhoeddus. 



Rhannu eich data

Mae'n rhaid i ni ddatgelu rhywfaint o wybodaeth am raddedigion diweddar i’r Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch at ddibenion Canlyniadau i Raddedigion, arolwg o raddedigion newydd. Rydym hefyd yn rhannu rhywfaint o’ch gwybodaeth â’n partneriaid o fewn fframwaith cyflenwyr Prifysgol De Cymru er mwyn hwyluso’r gwaith o ddosbarthu ein cyhoeddiadau i alumni a chynnal ein cronfa ddata. Byddwn ond yn rhannu gwybodaeth amdanoch chi sy’n berthnasol a dim mwy na’r hyn sy’n ofynnol ar gyfer y diben. Mae ein partneriaid yn destun cytundebau cytundebol cadarn sy’n sicrhau bod eich gwybodaeth yn cael ei gwarchod a’i diogelu bob amser.

Ni fyddwn byth yn gwerthu eich data i gwmnïau neu elusennau eraill a dim ond gyda’r rheini sy’n darparu gwasanaeth i’r Brifysgol y byddwn yn rhannu eich data, fel y nodir uchod.


Cael gafael ar eich gwybodaeth bersonol ac ymholiadau

Os oes gennych unrhyw bryderon neu ymholiadau am sut caiff eich gwybodaeth bersonol ei defnyddio, cysylltwch â alumni@southwales.ac.uk. Caiff ein dull o reoli data alumni ei asesu’n rheolaidd ac mae gennych yr hawl i weld eich gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu prosesu eich data personol, i gywiro, i ddileu ac i gyfyngu ar eich gwybodaeth bersonol, os dymunwch. 

Dylid cyflwyno unrhyw geisiadau neu wrthwynebiadau yn ysgrifenedig i Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol – dataprotection@southwales.ac.uk

Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am ddiogelu data, eich hawliau i gael gafael ar yr wybodaeth sydd gennym ac i gwestiynu ein defnydd o’ch data ar dudalennau Diogelu Data’r Brifysgol.

Os nad ydych yn fodlon ag ymateb y Brifysgol, neu’n credu nad yw’r Brifysgol yn prosesu data personol yn unol â’r gyfraith yna cewch gwyno wrth Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol. Os na chaiff y mater ei ddatrys a’ch bod yn parhau’n anfodlon, mae gennych hawl i wneud cais uniongyrchol i’r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. 

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: 

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth 

Wycliffe House 

Water Lane 

Wilmslow 

Swydd Gaer

K9 5AF 

www.ico.org.uk



Last updated: 07 August 21019.