Y diwydiant digwyddiadau yng Nghymru: Edrych ymlaen at 'normal newydd'

Dyma Katrina Cinus, Rheolwr Cynadleddau a Digwyddiadau Prifysgol De Cymru, yn edrych ar sefyllfa bresennol y diwydiant digwyddiadau yng Nghymru, sydd – yn wahanol i Loegr – yn dal i aros am ddyddiad ailagor.

 "Rwy'n aml yn clywed pobl yn dweud: 'Alla i ddim aros i'r pandemig fod drosodd ac i bethau i fynd yn ôl i'r ffordd roedden nhw!'

Ond, fydd hyn ddim yn digwydd gyda digwyddiadau busnes. Mae'r diwydiant digwyddiadau wedi newid yn ddramatig ers y pandemig a phan fydd yn cael ailagor, fyddwn ni ddim yn dychwelyd i'r ffordd yr oedd pethau gynt.

Rwy'n gyfrifol am adran Gynadleddau a Digwyddiadau Prifysgol De Cymru. Yn ogystal â rhedeg y ganolfan gynadledda ar gampws Trefforest, rwy'n arwain tîm sy'n cefnogi cleientiaid sy'n cynnal digwyddiadau ar ein campysau yng Nghaerdydd, Casnewydd a Threfforest. Mae'n rhan fasnachol o'r sefydliad, felly er ein bod yn sefydliad academaidd, rydyn ni hefyd yn gweithio at dargedau masnachol ac mae’n rhaid i ni dalu am ein gorbenion yn yr un modd ag y mae busnes sector preifat yn ei wneud.

Rwyf wedi gweithio yn y diwydiant digwyddiadau ers bron 20 mlynedd, sy'n golygu fy mod i wedi gweithio ar lawer o ddigwyddiadau, ond hefyd wedi cael digon o brofiad o bethau'n mynd o chwith a sut i ddelio â hynny. Rwy'n aelod o ABPCO – Cymdeithas Trefnwyr Cynadleddau Proffesiynol Prydain – ac rwy'n aelod o Grŵp Cynghori Diwydiant Digwyddiadau Cymru ochr yn ochr â Llywodraeth Cymru a’i Gweinidogion. Cyn y pandemig, sefydlais grŵp rhwydweithio llwyddiannus ar gyfer y diwydiant digwyddiadau yn Ne Cymru fel y gallai gweithwyr llawrydd, lleoliadau, trefnwyr digwyddiadau a chyflenwyr ddod at ei gilydd yn fisol i rwydweithio a dysgu pethau newydd. Enw’r grŵp yw Trefnwyr Digwyddiadau Cymru, ac mae dros 500 o gynrychiolwyr lleol y diwydiant yn ein plith.  Rwy'n gobeithio ail-gychwyn y cyfarfodydd misol cyn gynted ag y bydd cyfyngiadau'n caniatáu.

Yn ystod y pandemig, fe wnes i fy hyfforddi fy hun ar sut i gynnal digwyddiadau ar-lein a dysgu fy nhîm (wedi iddynt allu dychwelyd o’u cyfnodau ar ffyrlo). Rydyn ni wedi cefnogi academyddion ledled y brifysgol yn ogystal â sefydliadau allanol proffil uchel. Mae ein tîm hefyd wedi cymryd cyfrifoldeb dros ymholiadau ffilmio a llogi offer ar ran y Brifysgol ac wedi sefydlu tri safle profi Covid cyflym ym mhob campws, i brofi staff a myfyrwyr.

Digwyddiadau ar-lein

Roeddwn i wedi clywed am ddigwyddiadau ar-lein ond doeddwn i erioed wedi gweithio ar rywbeth o’r fath.   Rwy'n berson sydd wrth fy modd gyda phobl eraill a sgiliau gwasanaeth cwsmeriaid a masnachol sy gen i, yn hytrach na sgiliau TG/technoleg, ond wrth i ddifrifoldeb COVID-19 ddod i'r amlwg ac wrth i ddigwyddiadau yr oedden ni wedi'u gohirio ddwywaith ddechrau chwilio am ddatrysiadau, roeddwn i'n gwybod bod rhaid i fi wneud rhywbeth i helpu'r brifysgol. Des i’n ffrind mynwesol i arbenigwr TG trawsnewid digidol y brifysgol ac fe ddysgodd lwyth i fi – nid bod ganddo ddewis; roedd gen i gwestiynau iddo bob dydd, “Sut mae gwneud hyn, sut mae gwneud y llall?” neu “All e wneud hyn?"

Erbyn mis Mehefin 2020, roedden ni ar waith fel tîm digwyddiadau ar-lein. Roedd yn gyfnod heriol i bawb ohonon ni oherwydd ein bod ni’n gweithio mewn ffordd mor anghyfarwydd i ni.  Mae cleientiaid eisiau teimlo'n hyderus nad nhw sydd ar fai os aiff unrhyw beth o'i le gyda’r dechnoleg, felly fe gymeron ni’r cyfrifoldeb hwnnw yn lle.

Treuliais i lawer o amser yn ymchwilio i ddarparwyr meddalwedd digwyddiadau ar-lein a gweld bod gan wahanol rai wahanol fanteision. Mae rhai yn canolbwyntio ar rwydweithio, rhai ar arddangosfeydd, ac mae rhai’n honni eu bod nhw’n gwneud y cyfan.  Rwyf wedi dysgu llawer dros y flwyddyn ddiwethaf, ac rydw i a fy nhîm wedi uwchsgilio, ac wedi tyfu’n ddarparwyr digwyddiadau ar-lein hynod o ddigynnwrf a phrofiadol. Ond, rydyn ni’n dal i ddweud wrth ein gilydd: "Alla i ddim aros i'r digwyddiad hwn fynd yn ôl i fod yn ddigwyddiad byw."

Y gwir amdani yw y bydd llawer o'r digwyddiadau hyn yn aros ar-lein.  Er bod y digwyddiadau busnes sy'n canolbwyntio ar rwydweithio a rhyngweithedd wir yn gweithio orau yn 'fyw', ar gyfer y digwyddiadau hynny sydd wedi sicrhau cynulleidfaoedd byd-eang newydd drwy fod ar-lein neu y mae eu cyllidebau wedi'u torri ers y pandemig, efallai y byddant yn dewis aros ar-lein yn y dyfodol, gyda'r llwyfannau rhithwir yn dod yn lleoliad newydd iddynt. Mae hyn yn peri problem i leoliadau sydd, yn y bôn, angen yr incwm sy’n dod o ddigwyddiadau, yn enwedig ar ôl bod ar gau cyhyd.

Modelau Hybrid

Her arall sy'n wynebu rheolwyr digwyddiadau yw digwyddiadau hybrid – cyfuniad o ddigwyddiad byw a fersiwn ar-lein. Roedd y mathau hyn o ddigwyddiadau eisoes yn digwydd cyn y pandemig, ond yn sicr nid dyna oedd y norm, a phe na bai COVID-19 wedi digwydd byddai wedi cymryd o leiaf bum mlynedd i ni gyrraedd y pwynt hwn.

Felly, mae perchnogion digwyddiadau yn chwilio am ddigwyddiad corfforol a digwyddiad ar-lein – sy'n golygu mwy o waith i ni fel rheolwyr digwyddiadau. Ond mae mwy – dyw hi ddim yn bosibl mynd yn syth iddi a threfnu digwyddiad corfforol ac ar-lein a disgwyl iddo fod yn llwyddiant ar unwaith. Mae angen i chi gynllunio a chreu profiad ystyrlon i'ch mynychwyr ar-lein, gan roi profiad a lefel debyg o ryngweithedd iddyn nhw ag y mae’r rhai sy’n mynychu yn y cnawd yn ei gael, neu o leiaf dyma y dylech chi ei wneud os ydych chi am i'r digwyddiad fod yn llwyddiannus. Mae digwyddiadau hybrid o fudd i berchennog y digwyddiad oherwydd gall ymestyn eu cyrhaeddiad o ran cynulleidfa a thyfu eu cyfleoedd refeniw, drwy nawdd a modelau cost gwahanol ar gyfer mynychwyr byw ac ar-lein. Ond does dim un ateb hybrid syml sy'n gweddu i bob digwyddiad.

Edrych tua’r Dyfodol

Mae pawb wedi cael llond bol ar gyfarfodydd Zoom, felly bydd unrhyw beth ar-lein yn symud i fformat teledu o safon lawer uwch ac yn cael ei gynhyrchu yn y ffordd honno. Rwy’n rhagweld y bydd pobl yn rhoi cynnig ar ddigwyddiadau hybrid dros y flwyddyn neu ddwy nesaf ac yna'n penderfynu a yw'n gweithio iddynt ai peidio. I rai, mi fydd yn gweithio. I eraill, na fydd. Ond mae un peth yn sicr – bydd llawer mwy o waith cynllunio ar gyfer trefnwyr digwyddiadau yn y tymor byr.

Mae gwaith mawr i'w wneud gan bawb (perchnogion digwyddiadau, trefnwyr digwyddiadau, lleoliadau, cynghorau a'r llywodraeth) i feithrin hyder ymhlith pobl i deithio eto. Does dim pwynt cynnal digwyddiadau byw os nad oes unrhyw un  eisiau bod yn bresennol yn y cnawd. Yr allwedd yw creu OCA – ofn colli allan – fel bod pobl eisiau teithio a chael profiad o rywbeth. Mae hyder yn hanfodol i ail-gychwyn y diwydiant hwn.

O ran y cynadleddau mwyaf, bydd symudiad o’r dinasoedd mwyaf  ac i leoliadau llai traddodiadol – sy'n berffaith ar gyfer Cymru mewn gwirionedd oherwydd bod gyda ni’r arfordir a'r wlad wrth garreg ein drws ac amrywiaeth eang o leoliadau unigryw.

Bydd cynaliadwyedd a'r symudiad tuag at Garbon Niwtral hefyd yn bwysicach nag erioed. Mae Prifysgol De Cymru wedi addo bod yn Garbon Niwtral erbyn 2040, felly bydd hyn yn effeithio ar ein gwaith a bydd yn sicr yn ein helpu i sicrhau cleientiaid newydd sy'n dilyn yr egwyddorion hyn. Yn y gorffennol, pan oeddech chi’n cynnal digwyddiad awyr agored, byddai'n rhaid i chi baratoi digwyddiad dan do wrth gefn, ond nawr, efallai y bydd yn rhaid ystyried digwyddiad awyr agored wrth gefn, oherwydd does neb yn gwybod a fydd rhagor o gyfnodau cloi yn y dyfodol.

Yn olaf, mae angen i leoliadau fuddsoddi ar gyfer y dyfodol. Ym Mhrifysgol De Cymru, rwyf ar fin trawsnewid ystafell gyfarfod a swyddfa yn stiwdio digwyddiadau ar-lein a swyddfa golygu/cynhyrchu, fel y gall cleientiaid logi'r lle a'n tîm i greu digwyddiad ar-lein proffesiynol. Bydd gweld siaradwyr yn cyflwyno o'u hystafell wely yn diflannu. Rydyn ni hefyd yn defnyddio technoleg i drawsnewid ein hystafell fwrdd er mwyn gallu cynnal digwyddiadau ystafell fwrdd hybrid, fel y gall rhai aelodau bwrdd ymuno ar-lein ac eraill yn y cnawd, a phawb yn cael yr un llais o amgylch y bwrdd. Bydd y buddsoddiadau arfaethedig hyn yn sicrhau ein bod yn aros ar flaen y gad o ran datblygiadau yn y diwydiant digwyddiadau, a darparu gwasanaeth hyblyg, gydag amrywiaeth o leoedd, technoleg a gweithlu medrus i ateb yr holl ofynion a ddaw i’n rhan.

Mae wedi bod yn 14 mis anodd ac mae'n dal yn anodd, ond gobeithio ein bod yn camu i'r cyfeiriad cywir."