Datganiad Preifatrwydd Yr Ardal Gynghori Ar-lein

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych yr hyn y gallwch ddisgwyl i ni ei wneud â’ch gwybodaeth bersonol yn yr Ardal Gynghori Ar-lein. 

Diben a sail gyfreithlon ar gyfer prosesu 

Prifysgol De Cymru sy’n rheoli’r data personol sy’n cael ei brosesu yn yr Ardal Gynghori Ar-lein er mwyn bodloni nifer o ofynion: 

• gweinyddu cyllid (e.e. ffioedd, ysgoloriaethau a bwrsariaethau)
• darparu gwasanaethau cefnogaeth i fyfyrwyr 
• diogelu a hyrwyddo llesiant myfyrwyr
• gweinyddu gwaith achos myfyrwyr

Wrth brosesu data at y dibenion a restrir uchod bydd y Brifysgol yn dibynnu ar un o’r seiliau cyfreithlon canlynol o Erthygl 6 GDPR y DU: 

• Mae angen prosesu er mwyn cyflawni contract gyda chi - Erthygl 6(1)(b) 
• Mae angen prosesu er mwyn cyflawni ein tasgau cyhoeddus fel darparwr addysg uwch - Erthygl 6(1)(e) 
• Mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn i ni gydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol (h.y. y Ddeddf Cydraddoldeb) Erthygl 6(1)(c) 
• Mae prosesu yn angenrheidiol i amddiffyn bywyd rhywun – Erthygl 6(1)(d) 
• Cafwyd cysyniad gwybodus i ddatgelu data personol i rai gwasanaethau cymorth allanol – Erthygl 6(1)(a) 

Os yw’r wybodaeth rydym yn ei phrosesu yn cynnwys data categori arbennig, megis iechyd, rhywioldeb, gwybodaeth grefyddol neu ethnig, y seiliau cyfreithlon a ddefnyddiwn i’w phrosesu yw Erthygl 9(2)(g) GDPR y DU sy’n ymwneud â phrosesu angenrheidiol ar gyfer cydraddoldeb cyfleoedd neu driniaeth, gofynion rheoliadol, cymorth i unigolion ag anabledd neu gyflwr meddygol/iechyd meddwl penodol, cwnsela a diogelu. Rydym hefyd yn dibynnu ar Erthygl 9(2)(h) sy'n ymwneud â phrosesu at ddibenion iechyd neu ofal cymdeithasol. 

Os yw’r wybodaeth rydym yn ei phrosesu yn ymwneud â throseddau byddwn yn dibynnu ar un o’r amodau canlynol o Atodlen 1 Deddf Diogelu Data 2018 

• Paragraff 10 – atal neu ganfod gweithredoedd anghyfreithlon 
• Paragraff 18 – diogelu plant ac unigolion sydd mewn perygl 
• Paragraff 30 – i amddiffyn bywyd rhywun 
• Paragraff 33 – hawliadau cyfreithiol 

Yr hyn sydd ei angen arnom 

Mae’r data personol canlynol yn cael ei dynnu o’n system cofnodion myfyrwyr i’r platfform Ardal Gynghori Ar-lein er mwyn creu cyfrif i bob myfyriwr yn barod i’w ddefnyddio. 

• Rhif Myfyriwr PDC 
• Enw a dyddiad geni
• Rhyw
• Cyfeiriad e-bost prifysgol 
• Manylion cyswllt yn ystod y tymor 
• Manylion cwrs
• Cenedligrwydd

Bydd y wybodaeth ganlynol yn cael ei chasglu yn ystod eich ymgysylltiad â phlatfform yr Ardal Gynghori Ar-lein neu yn ystod: 

• Cwestiynau yr ydych yn eu gofyn yn yr Ardal Gynghori a'r Ardal Gynghori Ar-lein gan gynnwys cwestiynau a gyflwynir trwy e-bostio adrannau PDC 
• Nodiadau achos a materion a godir mewn apwyntiadau cyffredinol
• Cofnodion gwaith achos myfyrwyr (gan gynnwys gwybodaeth, gohebiaeth a dogfennaeth yn ymwneud â nodweddion personol, amgylchiadau, gofynion cymorth a darpariaeth cefnogaeth.  Gall y myfyriwr ddarparu'r wybodaeth hon yn uniongyrchol neu drwy barti arall megis Aseswyr Anghenion Cymorth Anabledd, meddygon teulu neu ddarparwyr addysg blaenorol. 
• Cofnod o apwyntiadau

Caiff cwestiynau a godir gan fyfyrwyr eu cadw o fewn y system er mwyn i staff eu gweld ac ymateb iddynt.  Mae hanes o'r holl gwestiynau yn weladwy i staff mewn rôl cefnogi myfyrwyr.

Cedwir apwyntiadau myfyrwyr o fewn y system ac mae hanes pob apwyntiad yn weladwy i staff mewn rôl cefnogi myfyrwyr. 

Dim ond i'r timau priodol y mae nodiadau achos a gwybodaeth yn ymwneud â gwaith achos myfyrwyr ar gael. 

Mae'r system yn defnyddio blychau testun rhydd sy'n eich galluogi i fewnbynnu unrhyw wybodaeth o'ch dewis. Bydd y wybodaeth hon ar gael i staff awdurdodedig y Brifysgol. 

Pe na baem yn prosesu’r data personol hwn ni fyddem yn gallu cyflawni’r contract gyda chi ac ni fyddem yn gallu darparu’r cymorth gofynnol. 

Gyda phwy y gellir ei rannu 

Budd-ddeiliaid Mewnol: 

• Ble fo'n briodol, bydd gwybodaeth bersonol angenrheidiol yn cael ei rannu'n fewnol o fewn y cyfadrannau ac adrannau ar draws y Brifysgol. Bydd rhannu o'r fath yn amodol ar brotocolau cyfrinachedd a chyfyngiadau ar fynediad (e.e.  bydd gwybodaeth iechyd, cwnsela ac iechyd meddwl yn weladwy i staff yn y gwasanaethau hynny yn unig). 
• Mae’n bosibl y bydd angen i’r Brifysgol rannu data personol sensitif yn ymwneud â nodweddion gwarchodedig (h.y. anableddau) â chyfadrannau ac adrannau mewnol a mudiadau partner er mwyn bodloni ei rhwymedigaethau cyfreithiol i ddarparu addasiadau rhesymol o dan y Ddeddf Cydraddoldeb (2010). Bydd gwybodaeth o'r fath yn cael ei rhannu trwy Gynlluniau Cefnogi Unigol, a bydd y cynnwys yn cael ei drafod a'i gytuno gyda'r myfyriwr unigol. 

Budd-ddeiliaid Allanol:  

• Fodd bynnag, mae'n bosib y bydd angen rhannu ychydig wybodaeth gyda budd-ddeiliaid allanol priodol er mwyn pennu eich gofynion cefnogaeth, rhoi addasiadau rhesymol ar waith a chydlynu eich cefnogaeth. Gallai hyn gynnwys ymgynghori â gweithwyr proffesiynol allanol eraill sy'n gysylltiedig â darparu gwasanaethau cefnogaeth i chi (e.e. Aseswyr Diagnostig, Meddyg Teulu, Ymarferwyr Iechyd Meddwl Cymunedol, darparwyr gofal personol, darparwyr Cymorth Anfeddygol, Aseswyr Anghenion DSA ac ati). 
• Mae'r Brifysgol yn cefnogi myfyrwyr i gael mynediad at gyllid myfyrwyr a ffynonellau allanol eraill o gyllid a chymorth (e.e. Lwfansau Myfyrwyr Anabl), i wneud hynny efallai y bydd angen rhannu data personol gyda budd-ddeiliaid allanol (e.e. Cwmni Benthyciadau Myfyrwyr). Bydd hyn yn cael ei drafod gyda’r myfyriwr yn y lle cyntaf a dim ond gyda’i gytundeb y bydd gwybodaeth yn cael ei rhannu. 
• Mae’r Brifysgol yn gweithio gyda Gwasanaeth Cyswllt Iechyd Meddwl y Brifysgol y GIG (MHULS) a lle bo angen, gellir cyfeirio myfyrwyr at eu timau. Bydd unrhyw atgyfeiriad yn cael ei drafod gyda’r myfyriwr yn y lle cyntaf a dim ond gyda’i gytundeb y gwneir hynny. 

Ni fydd gwybodaeth bersonol yn cael ei thrafod na’i datgelu i aelodau’r teulu (gan gynnwys perthynas agosaf / cysylltiadau dibynadwy) heb ganiatâd penodol, cwbl wybodus ac eithrio mewn amgylchiadau eithriadol fel yr amlinellir isod. 

Gellir datgelu gwybodaeth bersonol heb ganiatâd dan yr amgylchiadau canlynol: 

a) Os oes gan y Brifysgol reswm da dros gredu y gallai rhywun fod mewn perygl difrifol o niwed. Oni bai bod y sefyllfa’n argyfwng, neu’n cael ei hystyried yn amhriodol fel arall, gwneir ymdrech bob amser i drafod y mater gyda’r unigolyn ymlaen llaw. 

b) Gall y Brifysgol fod yn rhwym yn gyfreithiol i ddatgelu gwybodaeth bersonol ar rai achlysuron penodol e.e. dan Orchymyn Llys, fel rhan o gyfrifoldebau diogelu ac atal terfysgaeth. 

c) Gall y Brifysgol ddatgelu gwybodaeth os yw’n angenrheidiol ar gyfer achosion troseddol, cyfreithiol neu reoliadol, neu unrhyw ddibenion eraill a ganiateir gan Atodlen 1 y Ddeddf Diogelu Data. 

Lle rydyn ni'n ei storio 

Mae’r holl ddata personol yn yr Ardal Gynghori Ar-lein yn cael ei storio yn y DU neu’r UE. 

Pa mor hir rydyn ni'n ei gadw 

Caiff unrhyw ddata a gedwir am weithgareddau PDC ac unrhyw ddata personol ei gadw'n ddiogel ac yn briodol yn unol ag Atodlen Gadw'r Brifysgol 

Ydyn ni'n defnyddio unrhyw broseswyr? 

Mae'r Ardal Gynghori Ar-lein yn cael ei chynnal a'i rheoli gan brosesydd trydydd parti o'r enw Gti. Mae Cytundeb Prosesu Data ar waith gyda thelerau Diogelu Data llym sy’n creu rhwymedigaeth gytundebol i brosesu’r data ar ein cyfarwyddiadau ac yn unol â chyfreithiau diogelu data. 

Eich hawliau

Mae gan unigolion yr hawl i gael mynediad at eu gwybodaeth bersonol eu hunain, i wrthwynebu i'r prosesu o'u data personol, i gywiro, dileu, gyfyngu neu allforio'r data hwn. 

Mae gennych hawl i dynnu eich cydsyniad yn ôl ar gyfer unrhyw brosesu sy’n seiliedig ar gydsyniad. 

Dylid anfon unrhyw geisiadau, ddileadau neu wrthwynebiadau yn ysgrifenedig at Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol - 

Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol,
Prifysgol De Cymru, 
Pontypridd,
CF37 1DL 

E-bost: [email protected] 

Gall unigolion sy'n anfodlon gyda sut y proseswyd eu data personol gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol yn y lle cyntaf, gan ddefnyddio'r manylion cyswllt uchod. 

Pan fod unigolyn yn dal i fod yn anfodlon, mae ganddynt yr hawl i ymgeisio'n uniongyrchol i'r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gellir cysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:  

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow,
Swydd Gaer, 
SK9 5AF

www.ico.org.uk 

Gellir cysylltu â gweinyddwyr yr Ardal Gynghori Ar-lein trwy e-bostio:  

[email protected]  

Dyddiad adolygu diwethaf: 13/02/2025