Hysbysiad Preifatrwydd – Adrodd a Chymorth

Ynglŷn â’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn
Prifysgol De Cymru (“PDC”, “Y Brifysgol”) yw’r “rheolwr” o ran y wybodaeth a gyflwynir drwy’r platfform Adrodd a Chymorth ac mae wedi ymrwymo i ddiogelu hawliau unigolion yn unol â’i gofynion statudol. Mae gan y Brifysgol Swyddog Diogelu Data a gellir cysylltu â’r Swyddog Diogelu Data drwy [email protected]

Darllenwch yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn ofalus – mae’n disgrifio pam a sut rydym yn casglu ac yn defnyddio data personol yng nghyd-destun yr offeryn Adrodd a Chymorth ac yn darparu gwybodaeth am eich hawliau.

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i ddata personol a ddarperir i ni gan unigolion eu hunain neu gan drydydd partïon ac mae’n ategu’r Hysbysiadau Preifatrwydd PDC ehangach canlynol.

Hysbysiadau Preifatrwydd a Defnydd o Wybodaeth Bersonol | Prifysgol De Cymru

Rydym yn adolygu'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd. Gallwn ategu neu ddiwygio’r hysbysiad hwn drwy bolisïau a chanllawiau ychwanegol o bryd i’w gilydd.

Beth yw data personol?
Mae 'data personol' yn golygu unrhyw wybodaeth sy'n eich adnabod chi fel unigolyn. Gall gynnwys eich enw ond gall hefyd fod yn wybodaeth arall fel eich dyddiad geni, cenedligrwydd a rhyw sydd, o'u cyfuno, yn eich adnabod chi.

Nid yw’n cynnwys gwybodaeth nad yw’n ymwneud ag unigolyn adnabyddadwy neu y gellir ei adnabod, na data personol sy’n cael ei wneud yn ddienw yn y fath fodd fel nad yw’r unigolyn bellach yn adnabyddadwy.

Mae ‘data personol sensitif’ neu ‘gategorïau arbennig o ddata personol’ megis gwybodaeth am darddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu gredoau tebyg eraill, aelodaeth o undeb llafur, iechyd corfforol neu feddyliol a bywyd rhywiol, yn destun mesurau diogelu ychwanegol o dan gyfraith diogelu data.

Mae data personol sy'n ymwneud ag euogfarnau a throseddau hefyd yn cael eu trin fel rhai sydd angen amddiffyniadau ychwanegol.

Rhwymedigaethau diogelu data PDC
O dan ddeddfau diogelu data cyfredol, mae PDC yn rheolydd, gan ein bod yn penderfynu at ba ddibenion, a’r modd y mae unrhyw ddata personol yn cael ei brosesu, neu’n debygol o gael ei brosesu. Mae hyn yn golygu ein bod ni’n gyfreithiol gyfrifol am y data personol sy’n cael ei gasglu a’i gadw amdanoch chi drwy’r platfform Adrodd a Chymorth.

Un o’n cyfrifoldebau yw dweud wrthych am y gwahanol ffyrdd rydym yn defnyddio eich data personol – pa wybodaeth rydym yn ei chasglu (a’n sail gyfreithiol dros wneud hynny), pam rydym yn ei chasglu, o ble rydym yn ei chasglu ac a fyddwn (a gyda phwy) yn ei rhannu. Mae angen i ni ddweud wrthych hefyd am eich hawliau mewn perthynas â'r wybodaeth. Mae'r hysbysiad hwn yn rhoi rhagor o fanylion am yr holl faterion hyn mewn perthynas â'r offeryn Adrodd a Chymorth.

Ynglŷn â’r offeryn Adrodd a Chymorth yn PDC
Mae’r offeryn Adrodd a Chymorth yn PDC yn rhoi porth adrodd i staff a myfyrwyr ac mae hefyd yn ceisio cymorth mewn perthynas â materion bwlio, aflonyddu a chamymddwyn rhywiol.

Gall staff a myfyrwyr PDC wneud adroddiadau a gallant fod naill ai:

(a) yn ddienw, lle na ddarperir unrhyw enwau neu wybodaeth arall y gellid ei defnyddio i adnabod yr unigolyn sy’n gwneud yr adroddiad; neu’n rhai

(b) a enwir, lle mae enwau a manylion cyswllt yr unigolyn sy’n llunio’r adroddiad yn cael eu cynnwys.

Nodir isod ragor o fanylion am y data a gesglir a sut y byddwn yn defnyddio’r data hwnnw ym mhob un o’r amgylchiadau uchod.

Sylwch, pan fyddwch yn gwneud adroddiad drwy’r offeryn Adrodd a Chymorth, bydd PDC yn datgelu gwybodaeth i aelodau staff perthnasol ar sail angen gwybod yn unig. Yn gyffredinol ni fyddwn yn cymryd camau megis ymchwilio i'r gŵyn, cychwyn achos disgyblu neu gamau ffurfiol eraill (gan gynnwys ymgyfreitha) neu drosglwyddo gwybodaeth i drydydd parti er mwyn mynd â'r adroddiad ymhellach oni bai: (a) eich bod wedi gwneud adroddiad a enwir; a (b) rydych yn cytuno i'r cam hwn.

Fodd bynnag, mae rhai amgylchiadau lle gall PDC gymryd camau fel y rhai a restrir uchod hyd yn oed os: (a) y derbynnir adroddiad dienw (ac os felly cymerir camau ar sail 'dim enwau'); neu (b) os ydych wedi gwneud adroddiad a enwir ond nad ydych am fynd â'ch adroddiad ymhellach. Dyma lle mae pryderon gwirioneddol am eich diogelwch neu ddiogelwch rhywun arall fel arfer.

Nid yw’r offeryn Adrodd a Chymorth wedi’i gynllunio i’w ddefnyddio wrth adrodd am faterion diogelu posibl neu faterion eraill i PDC a allai ymwneud ag euogfarnau a throseddau unigolyn. Os byddwch yn dod yn ymwybodol o fater diogelu, dilynwch y gweithdrefnau a nodir ym mholisïau diogelu PDC yma

Pa wybodaeth ydyn ni'n ei chasglu?
Yr unig wybodaeth rydyn ni'n ei chasglu amdanoch chi, yw'r wybodaeth rydych chi wedi dewis ei rhannu gyda ni pan fyddwch chi'n cyflwyno adroddiad trwy Adrodd a Chymorth. Mewn adroddiad a enwir, rydych wedi dewis rhoi eich enw (enw cyntaf a chyfenw), manylion cyswllt (gall hwn fod eich rhif ffôn er enghraifft) a rhif myfyriwr neu staff lle bo'n berthnasol. Mewn adroddiad dienw, rydych wedi dewis peidio â rhoi unrhyw ran o'r wybodaeth uchod i ni. Mewn adroddiad a enwir ac adroddiad dienw, gofynnir i chi ddarparu’r canlynol ond nid oes angen i chi gyflwyno unrhyw wybodaeth nad ydych am ei chyflwyno:

• Eich statws (myfyriwr neu aelod o staff)
• Os gwnaethoch chi brofi neu weld y digwyddiad
• Campws y Brifysgol lle rydych yn astudio neu'n gweithio
• Teitl y cwrs neu’r adran gwaith
• Natur y digwyddiad (e.e. trosedd casineb)
• Yr opsiwn i ddarparu rhagor o wybodaeth am natur y digwyddiad (e.e., dyddiad ac amser ac unrhyw wybodaeth berthnasol arall).

Byddwn hefyd yn prosesu enwau a manylion eraill unrhyw drydydd parti sy'n ymwneud â'r materion a adroddwyd. Pan fyddwch yn enwi aelod o staff, myfyriwr neu drydydd parti yn yr adroddiad, yna gellir defnyddio’r wybodaeth hon i gychwyn un o’n prosesau ffurfiol os dewiswch wneud hynny, neu i’r Brifysgol gymryd camau os oes gennym bryderon diogelu.

Mewn adroddiad a enwir ac adroddiad dienw, gofynnir i chi ddarparu'r data categori arbennig canlynol:

Gwybodaeth am nodweddion gwarchodedig (e.e. Oedran, Anabledd, Ailbennu Rhywedd, Priodas a phartneriaeth sifil, Beichiogrwydd a mamolaeth, Hil, Crefydd a Chred, Rhyw, Cyfeiriadedd rhywiol).

Eich dewis chi yw darparu'r wybodaeth hon i ni; mae opsiwn ‘Mae’n well gen i beidio â dweud’ ar gael.

Beth fydd yn digwydd os byddwch yn atal gwybodaeth wrth wneud adroddiad?
Mae Defnyddio Adrodd a Chymorth yn gwbl wirfoddol a gallwch ddarparu cymaint neu gyn lleied o wybodaeth ag y dymunwch. Fodd bynnag, mae’n bwysig nodi, pan fyddwch yn cyflwyno adroddiad, y gallai’r wybodaeth a roddwch ein galluogi i’ch cefnogi chi ac eraill yn y Brifysgol yn well yn ogystal â’n helpu i atal bwlio, aflonyddu, camymddwyn rhywiol neu unrhyw ymddygiad amhriodol a digroeso arall gan wneud y Brifysgol yn lle mwy diogel i astudio a gweithio.

Mae'r wybodaeth a roddwch, mewn adroddiad a enwir ac adroddiad dienw, felly yn werthfawr i ni o ran ein penderfyniadau yn y dyfodol. Drwy roi eich manylion cyswllt i ni byddwch yn ein galluogi i ddarparu cymorth a gofyn am ragor o wybodaeth os oes angen.

Nid oes rhaid i chi ddarparu gwybodaeth am nodweddion gwarchodedig, mae hyn yn gwbl wirfoddol. Trwy ddarparu'r wybodaeth hon byddwch yn ein helpu i fonitro'r defnydd o'r platfform ar draws y nodweddion amrywiol.

Y sail gyfreithlon dros brosesu
Mae cyfreithiau diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i ni fodloni amodau penodol cyn y caniateir i ni ddefnyddio'ch data yn y modd a ddisgrifir yn yr hysbysiad hwn, gan gynnwys cael "sail gyfreithiol" ar gyfer y prosesu. Pan fyddwn yn prosesu data personol categori arbennig (sensitif), mae'n ofynnol i ni sefydlu sail gyfreithiol ychwanegol ar gyfer prosesu'r data hwnnw. Y seiliau cyfreithlon a ddefnyddiwn er mwyn prosesu’r wybodaeth a ddarperir drwy’r platfform hwn yn gyfreithiol yw:

Ar gyfer gwybodaeth bersonol:

• Cyflawni tasg er budd y cyhoedd Bydd y Brifysgol yn prosesu data personol yn rhinwedd ei swydd fel awdurdod cyhoeddus mewn cysylltiad â’i dibenion craidd o addysg, ymchwil ac arloesi, a’i chyfrifoldeb i’w staff a’i myfyrwyr mewn perthynas â’i dibenion craidd.
• Cyflawni contract Pan wneir adroddiad gan neu am aelod o staff neu fyfyriwr PDC, gall PDC brosesu data personol er mwyn cyflawni ei rhwymedigaethau o dan ein contract gyda'r aelod staff neu'r myfyriwr hwnnw.
• Cydsyniad Pan fyddwch wedi gwneud adroddiad ac na allwn ddibynnu ar unrhyw sail gyfreithiol briodol arall, byddwn yn gyffredinol yn ceisio cael eich cydsyniad i brosesu eich data personol wrth adolygu a phrosesu’r adroddiad hwnnw a’i rannu ag unrhyw barti perthnasol.

Ar gyfer gwybodaeth bersonol categori arbennig:

• Cyfle cyfartal neu driniaeth gyfartal Rydym yn prosesu rhai mathau o ddata categori arbennig er mwyn monitro cyfle cyfartal/triniaeth gyfartal.
• Rhwymedigaethau cyfraith cyflogaeth Efallai y byddwn hefyd yn prosesu data categori arbennig penodol lle bo angen er mwyn i ni allu cyflawni ein rhwymedigaethau ym maes cyfraith cyflogaeth.
• Dibenion statudol a llywodraethol Efallai y byddwn yn prosesu data categori arbennig er mwyn cyflawni ein dyletswyddau o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010.
• Diogelu plant ac unigolion mewn perygl Gallwn brosesu data categori arbennig er mwyn diogelu plant neu unigolion mewn perygl.
• Atal neu ganfod gweithredoedd anghyfreithlon Gallwn brosesu data categori arbennig er mwyn atal neu ganfod gweithred anghyfreithlon.
• Sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol Efallai y bydd angen prosesu eich d