Hysbysiad Preifatrwydd i Fyfyrwyr

Hysbysiad Preifatrwydd Gwaith Achos Myfyrwyr

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych beth i ddisgwyl i ni (Prifysgol De Cymru) ei wneud â’ch data personol pan fyddwch chi:

  1. Yn cyflwyno achos i'r Uned Gwaith Achos Myfyrwyr
  2. Yn destun ymchwiliad Gwaith Achos Myfyrwyr
  3. Yn gysylltiedig ag ymchwiliad Gwaith Achos Myfyrwyr

Y Brifysgol yw ‘rheolwr’ y data personol a gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol yn [email protected] 

Sut mae data personol yn cael ei ddefnyddio a pha sail gyfreithiol sy’n caniatáu i ni brosesu’r data personol at y dibenion hyn?

Mae'r Uned Gwaith Achos Myfyrwyr yn prosesu data personol er mwyn gallu cymhwyso'r rheoliadau isod, gweithredu eu gweithdrefnau cysylltiedig a phennu canlyniadau achos:

  • Rheoliadau Cwynion Myfyrwyr
    • Trefn Gwyno Myfyrwyr
  • Rheoliadau Apeliadau Academaidd
    • Gweithdrefn Apeliadau Academaidd ar gyfer Cyrsiau a Addysgir
  • Cod Ymddygiad Myfyrwyr
  • Rheoliadau Camymddwyn Anacademaidd
    • Polisi Camymddwyn a Thrais Rhywiol
    • Gweithdrefn ar gyfer Cam 1: Achos Pryder (ar gyfer myfyrwyr ar gyrsiau sy'n arwain at gofrestriad proffesiynol e.e. Nyrsio)
    • Gweithdrefn ar gyfer Cam 1: Camymddwyn nad yw'n ddifrifol
    • Gweithdrefn ar gyfer pryderon i fyfyrwyr ôl-gofrestru
    • Gweithdrefn ar gyfer ymchwiliadau i gamymddwyn myfyrwyr
    • Gweithdrefn ar gyfer gwrandawiadau disgyblu
    • Gweithdrefn ar gyfer ceisiadau am adolygiad
    • Gweithdrefn ar gyfer ceisiadau am gynrychiolaeth gyfreithiol
    • Gweithdrefn Asesu Risg
  • Rheoliadau a Gweithdrefn Amgylchiadau Esgusodol (Cyfnod adolygu yn unig)

Ein pwrpas yw cynnal ymchwiliadau yn unol â rheoliadau academaidd a chamymddwyn.

Y sail gyfreithiol rydym yn dibynnu arni i brosesu data personol sy’n ymwneud ag adrodd am fyfyrwyr ac ymateb iddynt yw erthygl 6(1)(b) o GDPR y DU, sy’n ein galluogi i brosesu data personol pan fo angen ar gyfer cyflawni contract gyda’r myfyriwr.

I fyfyrwyr sy’n dod ag achosion i’r Brifysgol a materion disgyblu myfyrwyr, penderfyniad y myfyriwr yw faint o ddata personol i’w ddarparu.

Ar gyfer staff y Brifysgol, disgwylir i staff (fel rhan o'u contract cyflogaeth) ddarparu gwybodaeth sy'n berthnasol i achosion ar gais, er mwyn i'r Brifysgol allu cynnal ei gweithdrefnau. Fodd bynnag, ni fyddai disgwyl i staff ddarparu gwybodaeth bersonol amdanynt eu hunain, ar wahân i'w henw a'u manylion cyswllt ac unrhyw wybodaeth bersonol berthnasol sydd wedi'i chynnwys yn eu fersiwn nhw o ddigwyddiadau. Yn achos cwynion myfyrwyr o dan Waith Achos Myfyrwyr lle mae aelod o staff wedi'i enwi, nid yw hwn yn ymchwiliad disgyblu; er pe bai gwybodaeth yn codi o'r ymchwiliad sy'n dangos y bu camymddwyn difrifol, byddai hyn yn cael ei gyfeirio at AD i'w asesu.

Y sail gyfreithiol rydym yn dibynnu arni i brosesu data personol sy’n ymwneud â staff ac unigolion eraill sy’n ymwneud ag achosion yw erthygl 6(1)(e) o GDPR y DU, sy’n caniatáu inni brosesu data personol lle bo angen ar gyfer gweithredu tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd i’r rheolydd. Fel corfforaeth addysg uwch, mae pwerau’r Brifysgol yn deillio o Ddeddf Diwygio Addysg 1988 (“y Ddeddf”). Y prif bŵer a roddir i’r Brifysgol o dan y Ddeddf (gan adran 124(1)(a)) yw darparu addysg uwch. Fodd bynnag, yn unol ag adran 124(2) o’r Ddeddf, mae gan y Brifysgol y “pŵer i wneud unrhyw beth sy’n ymddangos i’r gorfforaeth yn angenrheidiol neu’n hwylus at ddiben neu mewn cysylltiad ag arfer unrhyw rai o’r pwerau a roddwyd i’r gorfforaeth gan [y Ddeddf]. Mae’r sail gyfreithiol hon yn berthnasol pan fo’r prosesu’n angenrheidiol at ddibenion darparu gwasanaethau addysg uwch i fyfyrwyr mewn amgylchedd diogel.

Efallai y bydd angen i ni brosesu data personol ‘Categori Arbennig’ at ddibenion ymchwiliad Gwaith Achos Myfyrwyr. Os yw’r wybodaeth rydym yn ei chasglu neu’n ei phrosesu fel arall yn cynnwys data categori arbennig, megis gwybodaeth iechyd, crefyddol, rhywioldeb neu ethnigrwydd, y sail gyfreithiol rydym yn dibynnu arni i’w phrosesu yw erthygl 9(2)(g) o GDPR y DU, sy’n ymwneud â rhesymau o fudd cyhoeddus sylweddol gyda sail gyfreithiol a diogelu eich hawliau sylfaenol, a lle mae amod o Atodlen 1 DPA2018 yn berthnasol. Dim ond pan fydd amod o Atodlen 1 DPA 2018 yn berthnasol y byddwn yn prosesu gwybodaeth sy’n ymwneud â throseddau. Dim ond pan fydd yn berthnasol i’r ymchwiliad neu’r achos y byddwn yn casglu’r math hwn o wybodaeth, neu lle mae rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i’w chofnodi.

Pa wybodaeth rydym yn ei gasglu at y dibenion hyn?

Pan agorir achos gyda'r Uned Gwaith Achos Myfyrwyr, o dan unrhyw un o'r gweithdrefnau a restrir, byddwn yn creu ffeil achos. Bydd y ffeil hon yn storio'r holl wybodaeth a data a gasglwyd yn y broses o gyflawni'r weithdrefn honno a phennu canlyniad.

Mae'r Uned Gwaith Achos Myfyrwyr yn casglu data HESA ar gyfer myfyrwyr sy'n cyflwyno achos neu sy'n destun achos. Mae data HESA yn wybodaeth a ddarperir gan fyfyrwyr i'r Brifysgol ar ddechrau pob blwyddyn sy'n nodi nodweddion gwarchodedig, megis crefydd neu anabledd. Fodd bynnag, at ddibenion adrodd blynyddol yn unig y mae hyn ac ni chaiff ei rannu na'i ddefnyddio fel arall. Wrth adrodd, mae data HESA bob amser yn cael ei gyflwyno'n ddienw, sy'n golygu nad yw'n bosibl adnabod unrhyw unigolyn.

Data personol yn ymwneud â myfyrwyr sy'n cyflwyno achos i'r Brifysgol (Myfyrwyr Adroddol):

Mae hyn fel arfer yn cynnwys myfyrwyr sy’n adrodd am gamymddwyn yn erbyn myfyriwr arall, a myfyrwyr sy’n gwneud cwyn, yn apelio neu’n gofyn am adolygiad o benderfyniad Amgylchiadau Esgusodol.

Mae'r data a gasglwn yn cynnwys:

  • Enw;
  • Manylion cyswllt;
  • Gwybodaeth cwrs a, lle bo'n berthnasol, data academaidd;
  • Gwybodaeth am addasiadau rhesymol;
  • Cefndir / manylion perthnasol gan gynnwys y dystiolaeth, y wybodaeth a'r cynrychioliadau a gyflwynwyd mewn perthynas â'r achos.

Data personol yn ymwneud â myfyrwyr sy’n destun achos (Myfyrwyr Ymatebol):

Mae hyn fel arfer yn cynnwys myfyrwyr y mae honiad o gamymddwyn wedi’i godi yn eu herbyn, neu sy’n destun camau rhagofalus o dan y Weithdrefn Asesu Risg.

Mae'r data a gasglwn yn cynnwys:

  • Enw;
  • Manylion cyswllt;
  • Gwybodaeth cwrs a, lle bo'n berthnasol, data academaidd;
  • Gwybodaeth am addasiadau rhesymol;
  • Cefndir / manylion perthnasol gan gynnwys y dystiolaeth, y wybodaeth a'r cynrychioliadau a gyflwynwyd mewn perthynas â'r achos.

Data personol yn ymwneud â myfyrwyr sy'n gysylltiedig ag achos:

Mae hyn fel arfer yn fyfyrwyr sy'n cael eu gwahodd i roi mewnbwn ar achos; er enghraifft, os buont yn dyst i ddigwyddiad o gamymddwyn honedig gan fyfyriwr arall.

Mae'r data a gasglwn yn cynnwys:

  • Enw;
  • Manylion cyswllt sylfaenol;
  • Os yw'n berthnasol i'r achos, gwybodaeth am y cwrs a data academaidd;
  • Gwybodaeth am addasiadau rhesymol;
  • Perthynas yr unigolyn â'r achos;
  • Cefndir / manylion perthnasol gan gynnwys y dystiolaeth, y wybodaeth a'r cynrychioliadau a gyflwynwyd mewn perthynas â'r achos.

Data personol yn ymwneud ag aelodau staff sy'n gysylltiedig ag achos:

Mae hyn fel arfer yn cynnwys yr aelod o staff sydd wedi codi honiad o gamymddwyn anacademaidd, aelodau staff sydd wedi gweld camymddwyn anacademaidd, neu aelodau staff sy’n berthnasol i gŵyn, ond nad ydynt yn destun cwyn.

Mae'r data a gasglwn yn cynnwys:

  • Enw;
  • Rôl broffesiynol;
  • Manylion cyswllt y Brifysgol;
  • Cefndir / manylion perthnasol gan gynnwys y dystiolaeth, y wybodaeth a'r cynrychioliadau a gyflwynwyd mewn perthynas â'r achos.

Data personol yn ymwneud ag aelodau staff sy'n destun cwyn:

Dyma lle mae myfyriwr wedi gwneud cwyn sy’n enwi aelod penodol o staff fel un sy’n ganolog i’w gŵyn.

Mae'r data a gasglwn yn cynnwys:

  • Enw;
  • Rôl broffesiynol;
  • Manylion cyswllt y Brifysgol;
  • Cefndir / manylion perthnasol gan gynnwys y dystiolaeth, y wybodaeth a'r cynrychioliadau a gyflwynwyd mewn perthynas â'r achos.

Pa wybodaeth y mae'r Brifysgol yn ei chael gan drydydd partïon?

Gallwn ofyn am wybodaeth gan unrhyw drydydd parti a allai ddarparu gwybodaeth sy’n berthnasol i’n hymchwiliad.

Er enghraifft, os yw rhywun yn dyst i ddigwyddiad, neu os gallant ddarparu gwybodaeth bellach sy'n berthnasol i achos o dan ein gweithdrefnau. Gallai hwn fod yn aelod o’r Brifysgol (staff neu fyfyriwr) neu, o bryd i’w gilydd, bydd angen gwahodd rhywun o’r tu allan i’r Brifysgol i ddarparu eu cyfrif.

Gyda phwy y gallai eich data personol gael ei rannu?

Data personol yn ymwneud â myfyrwyr sy'n cyflwyno achos i'r Brifysgol (Myfyrwyr Adroddol):

Pan godir cwyn neu apêl academaidd, bydd y ffurflen, y cefndir a'r dystiolaeth yn cael eu rhannu â'r Swyddog Ymchwilio i'w galluogi i gynnal eu hymchwiliad. Gellir rhannu’r wybodaeth hon hefyd ag aelodau eraill o staff perthnasol a/neu enwebedig, er mwyn caniatáu iddynt ymateb a darparu rhagor o wybodaeth at ddibenion yr ymchwiliad.

Bydd gwybodaeth a ddarperir gan fyfyrwyr ar eu ffurflen ynghylch addasiadau rhesymol yn cael ei olygu, oni bai ei bod yn ofynnol fel rhan o'r Weithdrefn a/neu os yw'n briodol cynnal cynhadledd achos gyda'r Gwasanaeth Anabledd. 

Os bydd angen i barti allanol ddarparu adroddiad mewn perthynas â chwyn, bydd yn cael y wybodaeth sylfaenol sy'n ofynnol er mwyn i'r cyfrif hwnnw gael ei roi. Er enghraifft, os yw myfyriwr ar gwrs sy’n arwain at gofrestriad proffesiynol, gall fod yn briodol gwahodd aelod o staff lleoliad i gael ei gyfweld.

Lle mae un myfyriwr yn honni bod camymddwyn yn erbyn myfyriwr arall, bydd y ffurflen a’r dystiolaeth a gyflwynwyd gan y myfyriwr sy’n adrodd yn cael eu rhannu â’r myfyriwr a ymatebodd a’r aelodau staff perthnasol. Ni fydd data academaidd y myfyriwr sy'n adrodd, ei fanylion cyswllt personol na gwybodaeth am addasiadau rhesymol yn cael eu rhannu gyda'r myfyriwr sy'n ymateb. 

Bydd gwybodaeth ar y ffurflen yn ymwneud ag addasiadau rhesymol yn cael ei rhannu ag aelodau o staff dim ond pan fo’n ofynnol fel rhan o’r Weithdrefn a/neu os yw’n briodol cynnal cynhadledd achos gyda’r Gwasanaeth Anabledd. 

Os bydd yr honiad a godwyd gan y myfyriwr adroddol yn mynd ymlaen i wrandawiad, byddai'r wybodaeth a ddarparwyd gan y myfyriwr adroddol yn cael ei rannu â'r pwyllgor; ac, os yw'n berthnasol, gyda chynrychiolydd allanol o gorff proffesiynol y myfyriwr a ymatebodd. Lle darperir datganiad effaith, caiff hwn ei rannu gyda’r pwyllgor os caiff yr honiad ei gadarnhau.  

Lle gofynnir am adolygiad o hawliad amgylchiadau esgusodol, gellir rhannu’r ffurflen a’r dystiolaeth ag aelodau eraill o staff yn ôl yr angen i ystyried yr achos.

Data personol yn ymwneud â myfyrwyr sy’n destun achos (Myfyrwyr Ymatebol):

Pan godir honiad o gamymddwyn yn erbyn myfyriwr, bydd cefndir yr achos yn cael ei rannu gyda'r Swyddog Ymchwilio i'w alluogi i gynnal ymchwiliad. Gellir rhannu’r wybodaeth hon hefyd ag aelodau perthnasol o staff y Brifysgol e.e. os ydynt yn cael eu gwahodd i gael eu cyfweld am yr achos, neu'n rhan o'r pwyllgor mewn gwrandawiad disgyblu. 

Os gwahoddir myfyriwr arall i ddarparu adroddiad am yr achos, bydd yn derbyn y wybodaeth sylfaenol sydd ei hangen er mwyn i'r cyfrif gael ei roi.

Os bydd angen i barti allanol ddarparu cyfrif am yr achos, byddant yn derbyn y wybodaeth sylfaenol sy'n ofynnol er mwyn i'r cyfrif gael ei roi. Er enghraifft, os yw myfyriwr ar gwrs sy’n arwain at gofrestriad proffesiynol, gall fod yn briodol gwahodd aelod o staff lleoliad i gael ei gyfweld. 

Pan fydd myfyriwr sy’n adrodd yn mynychu gwrandawiad disgyblu, bydd yn derbyn y ddogfennaeth i’w hystyried er mwyn caniatáu iddo gynrychioli ei adroddiad yn deg. Bydd penderfyniad ar y wybodaeth i’w darparu i’r myfyriwr sy’n adrodd ar ganlyniad a sancsiynau yn cael ei wneud fesul achos, gyda chefnogaeth y Swyddog Diogelu Data. 

Pan fydd honiad yn mynd ymlaen i wrandawiad ar gyfer myfyriwr ar gwrs sy’n arwain at gofrestriad proffesiynol, bydd y wybodaeth hon yn cael ei rhannu â’r aelod allanol o’r pwyllgor sy’n gyfrifol am gyfrannu at y maes proffesiynol hwnnw. 

Os yw’r canlyniad a benderfynir yn golygu na all y myfyriwr barhau ar y cwrs sydd wedi’i gofrestru’n broffesiynol mwyach, bydd ei gorff proffesiynol yn cael gwybod am y manylion perthnasol.

Pan fydd panel asesu risg yn cael ei gynnull i ystyried a ddylid cymryd camau rhagofalus (e.e. atal o’r campws), bydd manylion yr achos perthnasol yn cael eu rhannu â’r aelodau staff sy’n bresennol yn y panel. Mae’n bosibl y bydd manylion perthnasol am gamau rhagofalus yn cael eu rhannu â myfyrwyr sy’n adrodd, lle mae hyn yn effeithio arnynt (e.e. cytundebau dim cyswllt). 

Bydd Gwaith Achos Myfyrwyr bob amser yn gwneud golygiadau priodol cyn rhannu gwybodaeth i sicrhau mai dim ond gwybodaeth berthnasol ac angenrheidiol a ddarperir. 

Gellir rhannu gwybodaeth am weithgarwch o dan y rheoliadau a’r gweithdrefnau a restrir gyda Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol (OIA) neu gynghorwyr cyfreithiol os oes angen. Dim ond os yw’n angenrheidiol ar gyfer ymarfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol y byddwn yn rhannu data personol gyda chynghorwyr cyfreithiol. 

Data personol yn ymwneud â myfyrwyr sy'n gysylltiedig ag achos:

Lle gwahoddir myfyrwyr i ddarparu adroddiad mewn perthynas ag achos myfyriwr arall, bydd hyn yn rhan o'r ffeil achos a gellir cyfeirio ato yng nghanfyddiadau ymchwiliad. Bydd gan y myfyriwr sy'n destun yr achos hawl i ofyn am y wybodaeth hon yn uniongyrchol fel rhan o'r ffeil achos; wedi ei olygu lle datgelir manylion nad ydynt yn berthnasol iddynt. 

Pan fydd myfyrwyr yn rhoi adroddiad mewn perthynas â honiad o gamymddwyn sy’n mynd ymlaen i wrandawiad, bydd yr adroddiad a’r dystiolaeth a ddarparwyd fel rhan o’r ymchwiliad yn cael eu rhannu â’r pwyllgor, y myfyriwr ymatebol ac, os yw’n berthnasol, y myfyriwr adroddol. 

Data personol yn ymwneud ag aelodau staff sy'n gysylltiedig ag achos:

Lle gwahoddir aelodau staff i ddarparu adroddiad mewn perthynas ag achos myfyriwr, bydd hyn yn rhan o’r ffeil achos ac felly gellir cyfeirio ato yng nghanfyddiadau ymchwiliad a/neu mewn gwrandawiad disgyblu a’i rannu â’r pwyllgor, y myfyriwr ymatebol ac, os yw'n berthnasol, y myfyriwr adroddol. Ni fydd data personol yn cael ei rannu gyda’r partïon oni bai ei fod yn angenrheidiol ac yn berthnasol. 

Data personol yn ymwneud ag aelodau staff sy'n destun cwyn:

Lle bo aelod o staff yn destun y gŵyn, bydd y ffurflen gwyno a’r dystiolaeth yn cael eu rhannu ag AD er mwyn caniatáu i gynhadledd achos gael ei chynnal ac er mwyn penderfynu a ddylid ystyried yr achos drwy Waith Achos Myfyrwyr neu ei gyfeirio at AD.

Bydd ffeil y gŵyn yn cael ei rhannu â'r Swyddog Ymchwilio sy'n gyfrifol am ymchwilio i'r gŵyn.

Bydd y ffurflen gwyno yn cael ei rhannu â rheolwr llinell yr aelod staff a enwir wrth wahodd yr aelod hwnnw o staff i gael ei gyfweld.

Bydd yr adroddiad a gynhyrchir mewn perthynas â’r gŵyn yn cael ei rannu â’r myfyriwr (myfyrwyr) sy’n cyflwyno’r gŵyn ac enwebai’r Deon. 

Pan fydd cwyn yn erbyn aelod o staff yn cael ei chadarnhau a’i bod yn ymwneud â chamymddwyn posibl, gellir rhannu’r adroddiad a gynhyrchir ag AD i’w ystyried. 

Fel arfer ni fydd tystion a phartïon sy’n adrodd yn gallu aros yn ddienw, oni bai bod tystiolaeth annibynnol sy’n ategu eu hadroddiad a/neu fod y Pennaeth Gwaith Achos Myfyrwyr (neu enwebai) yn ystyried ei bod yn briodol ystyried tystiolaeth/datganiadau dienw. 

Nid ydym yn defnyddio unrhyw is-broseswyr i brosesu data mewn perthynas ag ymchwiliadau Gwaith Achos Myfyrwyr, ac eithrio Microsoft. 

Gallwn rannu data personol ag asiantaethau eraill os oes sail gyfreithlon, er enghraifft - os yw’n angenrheidiol at ddibenion hawliad cyfreithiol neu ymchwiliad gan yr heddlu neu reoleiddiol. 

Am ba mor hir y bydd data personol yn cael ei gadw?

Cedwir ffeiliau Gwaith Achos Myfyrwyr am chwe blynedd o'r dyddiad gweithredu olaf ar yr achos. Os yw’r camau gweithredu’n mynd rhagddynt, neu’n parhau ar ôl i’r achos ddod i ben, bydd y dyddiad ar gyfer dileu’r ffeil achos yn ymestyn yn unol â hyn. 

Hawliau Diogelu Data Unigol

Mae gan unigolion yr hawl i gael mynediad at eu gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu prosesu eu data personol, i gywiro, i ddileu, i gyfyngu ac i drosglwyddo gwybodaeth bersonol. Ceir rhagor o fanylion ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth. 

Dylid gwneud unrhyw geisiadau neu wrthwynebiadau yn ysgrifenedig i'r Swyddog Diogelu Data – [email protected]. 

Lle nad yw unigolion yn fodlon ag ymateb y Brifysgol, neu’n credu nad yw’r Brifysgol yn prosesu data personol yn unol â’r gyfraith, gallant gwyno i’r Swyddog Diogelu Data yn y cyfeiriad uchod. 

Os na chaiff y mater ei ddatrys a’ch bod yn dal yn anfodlon, mae gennych hawl i wneud cais yn uniongyrchol i’r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow

Swydd Gaer
SK9 5AF

www.ico.org.uk