Hysbysiad Preifatrwydd i Fyfyrwyr

Diweddarwyd yr hysbysiad hwn ddiwethaf ar 5 Mawrth 2026.

Prifysgol De Cymru yw’r rheolwr a gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol drwy [email protected]. Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i warchod hawliau myfyrwyr yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 a Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (UK GDPR).

Mae gan feysydd penodol o fewn y Brifysgol hysbysiadau preifatrwydd yn eu lle sy’n ymwneud â’r modd y maent yn casglu ac yn defnyddio data personol – mae’r rhain yn cynnwys y canlynol; y Ganolfan Chwaraeon, Gwasanaethau Llety a’r Ardal Gynghori Ar-lein. Yn yr achosion hyn, bydd yr hysbysiad preifatrwydd ar gael yn y man casglu.

Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu?

Mae’r Brifysgol yn casglu gwybodaeth yn ymwneud â’i myfyrwyr ar adegau amrywiol yn ystod eu taith. Cesglir data personol yn y cam ymgeisio, wrth ymrestru a thrwy gydol y cyfnod astudio i ffurfio cofnod y myfyriwr.

Mae’r mathau o ddata personol rydym yn eu prosesu yn cynnwys y canlynol:

Manylion cyrsiau, modiwlau, amserlenni ac archebu ystafelloedd, marciau asesiadau ac arholiadau.
Gwybodaeth ariannol a phersonol a gasglwyd at ddibenion gweinyddu: cyllid myfyrwyr, ffioedd a thaliadau, benthyg cyfarpar, cynlluniau cymorth ariannol (ysgoloriaethau, bwrsariaethau a chronfeydd caledi).
Ffotograffau a recordiadau fideo at ddibenion recordio darlithoedd, asesu myfyrwyr ac arholiadau.
Gwybodaeth am ymgysylltiad unigolyn â’r Brifysgol, er enghraifft data presenoldeb, defnyddio gwasanaethau electronig megis UniLearn (Blackboard), UniLife, y llyfrgell, Panopto, Office 365 a systemau eraill y Brifysgol.
Wrth gymryd rhan mewn darlith ar-lein mae’n bosibl y caiff recordiad o ddelwedd a llais unigolyn ei ddal.
Manylion cyswllt ar gyfer perthynas agosaf, unigolyn y gellir ymddiried ynddo neu gyswllt mewn argyfwng i’w defnyddio mewn argyfwng/lle mae pryderon difrifol ynglŷn â llesiant. (Mae’r Brifysgol yn gofyn i fyfyrwyr hysbysu eu perthynas agosaf neu unigolyn y gellir ymddiried ynddo ynglŷn â’r defnydd o’u data cyn rhoi eu data i’r Brifysgol.)
Manylion y rhai sydd â statws derbyn gofal neu’r rhai sydd wedi gadael y system ofal – er mwyn darparu cefnogaeth.
Gwybodaeth yn ymwneud ag atal a chanfod troseddu, a diogelwch staff a myfyrwyr, gan gynnwys, ymhlith pethau eraill, recordiadau teledu cylch cyfyng, recordiadau fideo a wisgir ar y corff a data yn ymwneud â thorri rheoliadau’r Brifysgol.
Gwybodaeth yn ymwneud â materion disgyblu neu ymddygiad.
Gwybodaeth a gasglwyd at ddibenion monitro cyfle cyfartal.
Gwybodaeth yn ymwneud â darparu cyngor, cefnogaeth a llesiant, megis data yn ymwneud â’r defnydd o’r gwasanaethau a gynigir gan y Gwasanaethau Myfyrwyr, Gwasanaethau Dysgu, Ardaloedd Cynghori, gan gynnwys ein platfform Adrodd a Chefnogi, Safe-zone, Hi-house (gwasanaeth cymorth cyffuriau ac alcohol sy’n cael ei arwain gan gymheiriaid), Llwybr Iechyd Meddwl y Brifysgol a chefnogaeth Bwrsariaethau Myfyrwyr.
Gwybodaeth am ddefnydd unigolyn o’n systemau gwybodaeth a chyfathrebu gan gynnwys cyfeiriad IP, manylion mewngofnodi, mynediad i’r rhwydwaith, y math o borwr a system weithredu.
Gwybodaeth am bresenoldeb ac ymgysylltiad.
Gwybodaeth am fynediad i ystafelloedd ac adeiladau pan ddefnyddir cerdyn adnabod myfyrwyr i agor ystafell sydd wedi’i chloi.
Gwybodaeth sy’n cael ei phrosesu drwy’r offer Atal Colli Data sydd wedi’u gosod ar ein System TG.
Ar gyfer myfyrwyr rhyngwladol: Copïau o basbortau, fisas, gwybodaeth a gasglwyd mewn cysylltiad â phresenoldeb ac unrhyw ddogfennau eraill sy’n ofynnol er mwyn sicrhau cydymffurfiad â gofynion y Swyddfa Gartref, gan gynnwys asesiad o sgiliau Saesneg.
Ar gyfer myfyrwyr ar gyrsiau penodol, er enghraifft cyrsiau gofal iechyd, addysgu a gweithwyr cymdeithasol, cofnodion yn ymwneud â gwiriadau addasrwydd, gan gynnwys DBS.
Gwybodaeth a gesglir er mwyn gweinyddu teithiau, ymweliadau a digwyddiadau.
Cofnodion yn ymwneud ag astudiaethau unigolyn yn y Brifysgol neu mewn sefydliad neu bartner arall pan fydd lleoliad yn cael ei wneud yn rhywle arall ar wahân i’r Brifysgol.
Mae’r Brifysgol yn casglu gwybodaeth am sgiliau Cymraeg at ddibenion darpariaeth drwy gyfrwng y Gymraeg.
Gwybodaeth yn ymwneud â chyngor gyrfaol a phrofiad gwaith.
Ar gyfer rhai cyrsiau, er enghraifft nyrsio, mae’r Brifysgol yn casglu cofnodion presenoldeb ac amserlenni.
Gwybodaeth yn ymwneud ag achosion troseddol a chanlyniadau.
Unrhyw ddiben arall y byddwn yn eich hysbysu amdano ar wahân.

Bydd myfyrwyr sy’n astudio mewn sefydliadau partner yn y DU neu dramor, fel arfer yn ymrestru yn Mhrifysgol De Cymru a’r sefydliad partner. Bydd y sefydliad partner yn darparu’r cwrs ac yn cynnal cofnod myfyriwr. Bydd y Brifysgol, fel y corff dyfarnu, hefyd yn cadw rhai cofnodion fel yr amlinellir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn.

Pa wybodaeth mae’r Brifysgol yn ei chael gan drydydd partïon?

Mae’r Brifysgol yn gweithio mewn cysylltiad agos â thrydydd partïon (gan gynnwys partneriaid cyllid a nawdd, sefydliadau addysgol, byrddau arholi, asiantau tramor, UCAS a systemau clirio, partneriaid busnes a gwasanaethau cydymffurfio megis UKVI a’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd) a gallai gael gwybodaeth am unigolion ganddynt yn ymwneud â’u meysydd arbenigol.

Sut y defnyddir data ac ar ba sail gyfreithiol y dibynnir?

Pan fydd myfyrwyr yn ymrestru bydd yn ofynnol i’r Brifysgol gasglu data, a’u storio, eu defnyddio, a’u prosesu mewn ffordd arall, at unrhyw ddibenion sy’n gysylltiedig â’u hastudiaethau, a’u hiechyd a’u diogelwch, ac ar gyfer rhesymau eraill y bernir eu bod yn angenrheidiol er mwyn cyflawni’r contract gyda’r Brifysgol neu ar gyfer tasg gyhoeddus y Brifysgol er budd y cyhoedd. Bydd y Brifysgol hefyd yn defnyddio data personol at ddibenion cyfyngedig penodol ar ôl graddio.

Bydd y Brifysgol yn defnyddio data personol yn deg ac yn gyfreithlon yn unol â’i rhwymedigaethau dan Ddeddf Diogelu Data 2018 a GDPR y DU a deddfwriaeth gysylltiedig arall. Mae hyn yn golygu y caiff data eu prosesu mewn ffordd sy’n parchu’r egwyddorion diogelu data a hawliau unigolion.

Er nad yw’n bosibl cyfeirio’n benodol at bob diben y defnyddir gwybodaeth bersonol ar ei gyfer, mae’r canlynol yn enghreifftiau o sut y mae gwybodaeth bersonol yn debygol o gael ei defnyddio ynghyd â’r sail gyfreithiol berthnasol y dibynnir arni (gweler * isod am wybodaeth ar yr erthygl berthnasol).

Er mwyn cofrestru’r myfyriwr ar y cwrs, ar gyfer gweinyddu’r cwrs a chofnodi cyflawniad academaidd (er enghraifft – cyrsiau a ddewiswyd, arholiadau ac asesiadau). 6(1)(b), 6(1)(e)
Helpu ag anghenion bugeiliol a lles (e.e. y gwasanaeth cwnsela a gwasanaethau i fyfyrwyr ag anableddau). 6(1)(a), 6(1)(d), 9(2)(a), 9(2)(c), 9(2)(g)
Gneud ymchwiliadau yn unol â rheoliadau academaidd a chamymddwyn. 6(1)(b), 9(2)(g)
Gweithredu prosesau diogelwch, disgyblu, cwyno a sicrhau ansawdd. 6(1)(b) 6(1)(e) 6(1)(f), 9(2)(b)(g)
Gweinyddu agweddau ariannol ar gofrestru myfyrwyr (megis talu ffioedd a chasglu dyledion). 6(1)(b), 6(1)(e)
Cyflawni unrhyw ofynion cyfreithiol, er enghraifft y rhai a roddir i’r Brifysgol dan y Strategaeth Atal. 6(1)(c), 6(1)(e), 9(2)(g)
Gweinyddu cefnogaeth ar gyfer anghenion cyflogadwyedd. 6(1)(e)
Lle bo’n gymwys, cefnogi a gallu unigolion i gael profiad gwaith. 6(1)(a),9(2)(a)
Darparu neu gynnig cyfleusterau a gwasanaethau i fyfyrwyr (e.e. mynediad i’r llyfrgell, argraffu, cyfrifiadura, cyfleusterau chwaraeon, llety, benthyciadau cyfarpar). 6(1)(b) 6(1)(e)
Rheoli ein hystad, sicrhau iechyd a diogelwch staff, a diogelwch ein systemau, myfyrwyr ac ymwelwyr ar y campws. 6(1)(f) 6(1)(d), 9(2)(c) a 9(2)(g)
At ddibenion yswiriant e.e. lle mae’r Brifysgol yn trefnu darpariaeth ar gyfer teithiau maes neu lle gwneir hawliadau. 6(1)(b), 9(2)(f)
Er mwyn sicrhau iechyd a diogelwch myfyrwyr tra maent wedi’u cofrestru yn y Brifysgol ac asesu addasrwydd i astudio, teithio, cymryd rhan mewn lleoliadau, darparu addasiadau rhesymol priodol, a lle gofynnir, i wneud penderfyniadau yn ymwneud â cheisiadau ar gyfer amgylchiadau lliniarol. 6(1)(e), 9(2)(g)
Ar gyfer rhai cyrsiau astudio, lleoliadau a chyfleoedd gwaith bydd yn ofynnol i unigolion gael gwiriad DBS. 6(1)(b), 6(1)(d), 9(2)(c), 9(2)(g)
Cynhyrchu ystadegau/adroddiadau rheoli, i wneud ymchwil i’w gwaith, ac i effeithiolrwydd rhaglenni astudio’r Brifysgol, yn ogystal â chynhyrchu ystadegau at ddibenion statudol. 6(1)(c) 6(1)(f), 9(2)(j) 9(2)(g)
Er mwyn darparu cefnogaeth a chyngor i fyfyrwyr tramor ar faterion amrywiol megis mewnfudo, materion diwylliannol a lles. 6(1)(b). 9(2)(g)
At ddibenion yr Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA), mae’n ofynnol i’r Brifysgol anfon gwybodaeth a gasglwyd mewn cysylltiad â myfyrwyr at HESA ar gyfer dadansoddiadau ystadegol. 6(1)(c), 9(2)(j)
Galluogi HESA neu Gorff Addysg Uwch arall (a/neu drydydd parti dan gontract) i wneud yr Arolwg o Ddeilliannau Graddedigion ar ôl graddio. 6(1)(f)).
Ar ôl graddio, caiff data personol eu prosesu gan y Tîm Datblygu Cysylltiadau â Chyn-fyfyrwyr yn y Brifysgol gan fod pob unigolyn sy’n graddio yn dod yn aelod o Gymuned Cyn-fyfyrwyr y Brifysgol yn awtomatig. Mae manylion llawn am y defnydd o ddata personol i’w gweld ar dudalennau gwe’r Cyn-fyfyrwyr. 6(1)(f)
Monitro ymgysylltiad myfyrwyr ar Fisas Haen 4 er mwyn sicrhau cydymffurfiad â thelerau eu nawdd. 6(1)(c)
Monitro cyfrifoldebau’r Brifysgol dan y polisïau cyfle cyfartal. 6(1)(e), 9(2)(g)
Cynyddu cyfleoedd unigolion i lwyddo drwy ddefnyddio dadansoddeg dysgu. Mae’r Brifysgol yn cofnodi ymddygiad a rhyngweithiadau â systemau’r Brifysgol a ddefnyddir i ddangos ymgysylltiad a chynnydd. Caiff yr wybodaeth hon ei dadansoddi a’i defnyddio i helpu timau cyrsiau i adnabod myfyrwyr a allai fod mewn perygl o roi’r gorau i’w hastudiaeth. Caiff ei defnyddio hefyd i ddangos i’r Brifysgol y gallai ymgysylltiad myfyrwyr â’i gwrs fod wedi gostwng yn is na’r disgwyliadau, fel bod modd dechrau’r broses diffyg ymgysylltiad. 6(1)(e) 9(2)(g)
Caiff data a ddarperir wrth ymrestru (er enghraifft, cyrhaeddiad addysgol cyn astudio ym Mhrifysgol De Cymru, cyfeiriad, oedran), gwybodaeth am gynnydd â’r cwrs a gwybodaeth am ymddygiad a rhyngweithiad, ei chadw ar gyfer prosesau dadansoddi ac ymchwil yn y dyfodol er mwyn cynyddu ein dealltwriaeth o’r boblogaeth fyfyrwyr ac mewn dadansoddeg dysgu. Mae rhagor o wybodaeth ar gael yn y Canllaw i Fyfyrwyr ar Ddadansoddeg Dysgu a’r Canllaw Monitro Ymgysylltiad Myfyrwyr. 6(1)(b) a 6 (1)(e) 6(1)(f)
Mae’r prosesu hwn yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu wrth ddefnyddio awdurdod swyddogol a roddwyd i’r rheolwr. Hoffai’r Brifysgol hefyd ddefnyddio gwybodaeth yn ymwneud ag ethnigrwydd y boblogaeth fyfyrwyr a fyddai’n cyfoethogi ei setiau data ymhellach ac yn galluogi’r Brifysgol i wella dadansoddi ar sail lefel fwy unigol yn y dyfodol. Ni fydd y Brifysgol yn prosesu’r wybodaeth hon heb ganiatâd yr unigolyn.
Cynnal arolygon ar adegau amrywiol yng nghylch bywyd y myfyrwyr i gasglu adborth am brofiad myfyrwyr fel bod y Brifysgol yn gallu adolygu ei darpariaeth 6(1)(f).
Galluogi myfyrwyr i gymryd rhan yng ngweithgareddau Undeb y Myfyrwyr a chael mynediad at wasanaethau cymorth a ddarperir gan Undeb y Myfyrwyr. 6(1)(f)
Ffilmio a chofnodi rhai darlithoedd. Sylwer nad myfyrwyr yw testun y recordiadau hyn ond gellir dal sain a delweddau fideo. Gall myfyrwyr gymryd camau i osgoi hyn os dymunant, fel yr amlinellwyd yn yr hysbysiad preifatrwydd ar recordio darlithoedd. 6(1)(b) 6(1)(e) 6(1)(f)
Mae’r Brifysgol yn rhoi cerdyn adnabod ‘clyfar’ â llun arno i’r myfyrwyr. Gellir defnyddio’r cerdyn i gael mynediad i rai ystafelloedd, at ddibenion diogelwch fel ffordd o ddangos pwy sydd â hawl i fod ar y campws, i gael mynediad i’r llyfrgell ac i ganiatáu mynediad at wasanaethau argraffu. 6(1)(b)
At ddibenion y gofrestr etholiadol. Gall eich enw, dyddiad geni, cyfeiriad post a chyfeiriad ebost gael eu rhoi i’r Awdurdod Lleol perthnasol. Mae hyn yn orfodol dan y gyfraith, fel y nodir yn Rheoliad 23 o Reoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001. Mae gan y Brifysgol ddyletswydd gyfreithiol i ddatgelu’r wybodaeth hon. 6(1)(c)
Ar ôl graddio cyhoeddir enwau’r rhai sy’n graddio yn y llyfryn dyfarnu.
Er mwyn hwyluso rhoddion neu gymhellion eraill ar gyfer prosiectau neu arolygon 6(1)(f).

Os nad yw myfyrwyr yn dymuno i’w henwau gael eu cynnwys gallant hysbysu’r Uned Arholiadau, Ardystio a Graddio ynglŷn â hyn pan fyddant yn cael eu gwahoddiad. 6(1)(b), 6(1)(e)

Darparu gwybodaeth yn ymwneud â chyfleoedd dysgu pellach yn y Brifysgol. 6(1)(a) 6(1)(f)

Gellir darparu data personol ar rai cyrsiau i sefydliadau sy’n darparu mynediad at feddalwedd/adnoddau arbenigol a fydd yn cefnogi ac yn galluogi myfyrwyr i gyflawni eu hastudiaethau. 6(1)(b)

* Sail gyfreithiol Erthygl 6 y GDPR

6(1)(a) Mae gwrthrych y data wedi cydsynio â’r prosesu.

6(1)(b) Mae’r prosesu yn angenrheidiol er mwyn cyflawni contract.

6(1)(c) Mae’r prosesu yn angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol.

6(1)(d) Mae’r prosesu yn angenrheidiol er mwyn diogelu buddiannau hanfodol gwrthrych y data neu berson arall.

6(1)(e) Mae’r prosesu yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd.

6(1)(f) Mae’r prosesu yn angenrheidiol at ddibenion y buddiannau dilys dan sylw.

Sut mae’r Brifysgol yn prosesu Data Categori Arbennig?

Bydd y Brifysgol hefyd yn prosesu data personol ‘categori arbennig’. Diffinnir data personol categori arbennig fel tarddiad hiliol neu ethnig, barnau gwleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth o undeb llafur, iechyd – gan gynnwys gwybodaeth am iechyd meddwl ac anabledd, neu fywyd rhywiol a chyfeiriadedd rhywiol, data genetig a data biometrig sy’n cael eu prosesu’n unigryw er mwyn adnabod unigolyn.

Dim ond mewn sefyllfaoedd penodol yn unol â’r gyfraith y caiff data personol categori arbennig eu prosesu.

Â chydsyniad penodol yr unigolyn – Erthygl 9(2)(a) (e.e. Cymorth bugeiliol, datgelu i wasanaethau cymorth allanol, defnyddio data categori arbennig mewn dadansoddeg dysgu).
Lle mae eu hangen er mwyn diogelu buddiannau hanfodol yr unigolyn neu fuddiannau person arall a lle maent yn analluog yn gorfforol neu’n gyfreithlon i roi cydsyniad – Erthygl 9(2)(c). Byddai hyn mewn sefyllfa o argyfwng lle mae iechyd, llesiant neu les yr unigolyn mewn perygl.
Lle mae gwrthrych y data wedi gwneud yr wybodaeth yn gyhoeddus – Erthygl 9(2)(e).
Lle mae angen y prosesu am resymau yn ymwneud â budd cyhoeddus sylweddol – Erthygl 9(2)(g) (e.e. cymorth lles at ddibenion diogelu, er mwyn cydymffurfio â’r Ddyletswydd Atal, i fonitro cyfle cyfartal).
Lle mae prosesu yn angenrheidiol at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, at ddiben ymchwil wyddonol neu hanesyddol, neu at ddibenion ystadegol – Erthygl 9(2)(j) (e.e. ymchwil y Brifysgol a chynhyrchu ystadegau rheoli).
Lle mae angen prosesu at ddibenion meddygaeth ataliol neu alwedigaethol, er mwyn asesu capasiti gweithio’r gweithiwr, diagnosis meddygol, darparu iechyd neu ofal cymdeithasol neu driniaeth neu reoli systemau a gwasanaethau iechyd neu ofal cymdeithasol - Erthygl 9(2)(h) (e.e. cyfeirio at gyrff allanol i ddarparu gofal iechyd).
Gofynnir i unigolion ar rai cyrsiau roi manylion am euogfarnau troseddol a gwneud gwiriad DBS pan gynigir lle iddynt ar gwrs sy’n arwain at gyflogaeth mewn proffesiwn a reoleiddir a lle bo’r cwrs yn cynnwys lleoliad gwaith annatod na ellid ei wneud pe bai gan y myfyriwr euogfarn droseddol. Bydd myfyrwyr sydd wedi’u cofrestru ar gyrsiau eraill hefyd yn cael cyfle i ddweud wrth y Brifysgol am unrhyw euogfarnau troseddol. Cesglir yr wybodaeth hon at ddibenion darparu cefnogaeth a gwneud asesiadau risg. Erthygl (6)(1)(f), (9)(2)(g)

Pwy sy’n cael y data hyn?

Lle bo angen rhennir gwybodaeth bersonol yn fewnol rhwng cyfadrannau ac adrannau’r Brifysgol. Caiff data personol eu diogelu gan y Brifysgol ac ni ddatgelir gwybodaeth i drydydd partïon oni bai fod hynny’n angenrheidiol at ddiben a ganiateir yn unol â’r gyfraith. Mae’r adran hon yn amlinellu’r prif sefydliadau a’r amgylchiadau mwyaf cyffredin lle byddwn yn datgelu data am fyfyrwyr. Lle bo hyn yn golygu trosglwyddo eich data yn rhyngwladol, ni chaiff data eu trosglwyddo oni bai eu bod yn bodloni’r amodau a’r mesurau diogelu a nodir dan y ddeddfwriaeth diogelu data gyfredol.

Ar ôl graddio bydd angen i’r Brifysgol gadw rhai cofnodion er mwyn gallu gwirhau dyfarniadau, darparu trawsgrifiadau o farciau, darparu geirdaon academaidd, a chefnogi gyrfa.
Bydd y Brifysgol yn rhannu data personol ag Undeb y Myfyrwyr er mwyn caniatáu i fyfyrwyr gymryd rhan yn y gwaith o ethol ei swyddogion a bod yn aelod o’r Undeb. Lle bo’n briodol, rhennir data personol priodol ag Undeb y Myfyrwyr at ddibenion yn ymwneud â chynnal/cefnogi ymchwiliadau.
Ar ôl graddio, caiff data personol eu prosesu gan y Tîm Datblygu Cysylltiadau â Chyn-fyfyrwyr yn y Brifysgol gan fod pob unigolyn sy’n graddio yn dod yn aelod o Gymuned Cyn-fyfyrwyr y Brifysgol yn awtomatig. Mae manylion llawn ynglŷn â’r defnydd o ddata personol i’w gweld drwy dudalennau gwe’r Cyn-fyfyrwyr.
Mae’r Brifysgol yn Ddarparwr Addysg a Gymeradwywyd at ddibenion y System Fewnfudo sy’n Seiliedig ar Bwyntiau. Bydd y Brifysgol yn darparu data am fyfyrwyr ar y Fisa Myfyrwyr Haen 4 a chategorïau eraill o fisas i’r Swyddfa Gartref a’i hadrannau er mwyn cyflawni ei dyletswyddau fel deiliad Trwydded Noddwr Haen 4.
Noddwyr a rhieni neu gynrychiolwyr lle rhoddwyd y cydsyniad priodol neu lle nodir sail gyfreithiol arall.
Sefydliadau AU/AB a darparwyr lleoliadau: Lle mae myfyrwyr yn ymwneud â threfniadau astudio gyda sefydliadau eraill, e.e. teithiau cyfnewid, lleoliadau, rhaglenni ar y cyd/dwbl, gallwn ddatgelu rhywfaint o ddata i’r sefydliad perthnasol, gan gynnwys y rhai hynny sydd y tu allan i’r DU.
Cyrff Addysg Uwch perthnasol fel y Swyddfa Fyfyrwyr, Ymchwil ac Arloesi y DU, UCAS, Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol a’r NSS.
Y Cwmni Benthyciadau Myfyrwyr: Caiff data personol eu rhannu i gadarnhau cofrestriad, presenoldeb a hunaniaeth fel bod myfyrwyr yn gallu cael mynediad at gymorth ariannol.
Adennill dyledion / rheoli credyd: Gellir rhannu data personol â thrydydd partïon, sy’n ceisio adennill dyledion ar ran y Brifysgol, lle mae gweithdrefnau adennill dyledion mewnol wedi bod yn aflwyddiannus.
Darpar gyflogwyr neu ddarparwyr addysg y mae’r unigolyn yn cysylltu â hwy ar gyfer geirda/cadarnhau dyfarniad.
Asiantaethau’r DU sydd â dyletswyddau yn ymwneud ag atal a chanfod troseddau, casglu trethi neu dollau (gan gynnwys Treth Incwm neu Dreth Gyngor) neu sicrhau diogelwch gwladol (pan fydd sail i ddatgelu).
Mae gan y Brifysgol rwymedigaeth gref i ryddhau gwybodaeth i’r Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA) ar gyfer dadansoddiadau ystadegol. Mae manylion llawn ynglŷn â defnydd HESA o ddata myfyrwyr i’w gweld yn http://www.hesa.ac.uk/fpn.
Mae’n ofynnol i’r Brifysgol drosglwyddo data am ei myfyrwyr i’r Comisiwn Addysg Drydyddol ac Ymchwil (Medr) er mwyn iddynt wneud yr Arolwg Cenedlaethol o Fyfyrwyr. Mae hyn yn rhoi cyfle i fyfyrwyr roi adborth ar eu profiadau i’r Brifysgol. Darperir gwybodaeth i Medr hefyd yn unol â’n cyfrifoldebau statudol.
Caiff data personol yn ymwneud â myfyrwyr ar raglenni penodol eu trosglwyddo i gyrff proffesiynol sy’n achredu’r rhaglenni hynny yn y Brifysgol mewn cysylltiad â chofrestriad megis Cymdeithas y Gyfraith, y Cyngor Ciropracteg Cyffredinol, Cyngor Gofal Cymru. Os oes digwyddiad o gamymddwyn academaidd neu broffesiynol wedi bod a/neu lle mae Pennaeth yr Ysgol neu swyddog cyfatebol yn credu bod pryder yn ymwneud ag addasrwydd i ymarfer a allai arwain at risg i’r cyhoedd, caiff hyn hefyd ei adrodd i’r corff proffesiynol priodol.
Gallai gwybodaeth bersonol gael ei rhannu â darparwyr lleoliadau gwaith, gan gynnwys manylion cysylltu, gwybodaeth am astudiaethau’r unigolyn a gwybodaeth angenrheidiol arall a allai fod yn berthnasol i’r lleoliad.
Yn unol â’n rhwymedigaethau statudol rhennir data personol â sefydliadau fel y Comisiwn Addysg Drydyddol (Medr) a’r Asiantaeth Cyllido Addysg a Sgiliau.
Ar ôl graddio gallai’r Brifysgol neu HESA neu Gorff Addysg Uwch arall gysylltu â myfyrwyr unigol i ofyn iddynt lenwi un neu ragor o arolygon i ddeilliannau addysg uwch a manylion gweithgareddau ar ôl graddio. Gall yr arolygon hyn gael eu gwneud gan y Brifysgol, y corff Addysg Uwch neu gan sefydliad arbenigol arall sy’n gweithio dan gontract at y diben hwnnw a gellir rhannu manylion cyswllt myfyrwyr at y diben hwn.Os defnyddir sefydliad arbenigol bydd y sefydliad hwnnw’n cael manylion cysylltu’r unigolyn, ond yr unig reswm y bydd yn defnyddio’r manylion hynny yw er mwyn gofyn i unigolion gwblhau’r arolwg. Caiff y manylion hyn eu dileu wedyn. Gellir cysylltu ag unigolion hefyd fel rhan o archwiliad i wirio bod y Brifysgol neu unrhyw sefydliad sy’n gweithio dan gontract wedi gwneud yr arolygon hyn yn briodol (mae manylion llawn hysbysiad casglu HESA i’w gweld yma)
Gallai’r Brifysgol rannu manylion sylfaenol myfyrwyr ag ymgynghorwyr allanol at ddibenion cynnal arolygon i werthuso a gwella profiad myfyrwyr.
Cyflwynir gwaith cwrs ac aseiniadau drwy Turnitin® UK, sy’n cynorthwyo staff academaidd i adnabod unrhyw lên-ladrad, ailgyflwyno a dyfynnu amhriodol. Os oes amheuaeth o lên-ladrad, gellir rhannu gwaith a gwybodaeth yn fewnol ac â sefydliadau eraill yn ôl y galw.
Gellir rhannu data â cholegau sy’n bartneriaid lle mae gan y Brifysgol drefniadau partneriaeth yn eu lle at ddibenion yn ymwneud â’u hastudiaethau ac at ddibenion gweinyddol.
Gellir rhannu data â sefydliadau partner at ddibenion cefnogi unigolion sy’n cefnogi ideolegau eithafol treisgar neu derfysgol, neu a allai gael eu tynnu i mewn iddynt.
Gellir rhannu data â sefydliadau partner at ddibenion gweinyddol a chefnogol.
Gellir rhannu gwybodaeth bersonol â sefydliadau (gan gynnwys darparwyr addysg eraill) rydym yn cydweithio â nhw, ac ag asiantaethau eraill (gan gynnwys Llywodraeth Cymru) lle mae’n ofynnol i’r Brifysgol adrodd ar ganlyniadau, a chynnydd, neu at ddibenion monitro cydraddoldeb.
Caiff gwybodaeth berthnasol ei rhannu â darparwyr llety trydydd parti lle mae trefniadau yn eu lle ar gyfer rhannu data yn ymwneud â materion penodol, megis y rhai sy’n ymwneud â’r contract, llesiant neu ddiogelu.
Bydd cyfarwyddiadur ar-lein mewnol y Brifysgol yn cynnwys enw a chyfeiriad ebost ar gyfer pob myfyriwr.
Gellir rhannu gwybodaeth berthnasol megis enw, cyfeiriad ebost a chynnwys cyfathrebiad â chyflenwyr trydydd parti sy’n darparu, llwyfannau ymgysylltu â chwsmeriaid a systemau rheoli cysylltiadau cwsmeriaid rydym yn eu defnyddio i anfon gohebiaeth.
Os bydd argyfwng neu bryder difrifol am lesiant unigolyn neu ddiogelwch pobl eraill gall y Brifysgol gysylltu â thrydydd partïon, er enghraifft y perthynas agosaf, unigolyn y gellir ymddiried ynddo neu’r gwasanaethau brys.
Cwmnïau neu sefydliadau sy’n darparu gwasanaethau penodol i’r Brifysgol, neu ar ei rhan, dan gontract fel prosesydd data.
Unrhyw dderbynnydd arall y byddwn yn eich hysbysu amdano.
Gallai’r Brifysgol ddatgelu gwybodaeth os yw hynny’n angenrheidiol ar gyfer achos troseddol, cyfreithiol, neu reoleiddiol, neu unrhyw ddibenion eraill a ganiateir gan Atodlen 1 o’r Ddeddf Diogelu Data.
Bydd unrhyw ddatgeliadau eraill a wneir gan y Brifysgol yn unol â’r ddeddfwriaeth diogelu data a bydd wedi ystyried buddiannau’r unigolyn.

Am faint y caiff data eu cadw?

Caiff data personol eu cadw yn unol ag Amserlen Cadw Cofnodion y Brifysgol neu am unrhyw gyfnod arall y byddwn yn eich hysbysu ohono.

Hawliau unigolion

Mae gan unigolion hawl i gael gweld gwybodaeth bersonol, gwrthwynebu prosesu eu data personol, cywiro, dileu, cyfyngu a chludo gwybodaeth.

Dylid cyflwyno unrhyw geisiadau neu wrthwynebiadau yn ysgrifenedig i’r Swyddog Diogelu Data – [email protected]

Os nad yw unigolion yn fodlon ag ymateb y Brifysgol, neu os ydynt yn credu nad yw’r Brifysgol yn prosesu data personol yn unol â’r gyfraith, gallant gyflwyno cwyn i’r Swyddog Diogelu Data.

Os na chaiff y mater ei ddatrys, ac os yw’r unigolyn yn parhau’n anfodlon, mae ganddo hawl i anfon cais yn uniongyrchol at y Comisiynydd Gwybodaeth i gael penderfyniad. Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn y cyfeiriad isod:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth / Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire SK9 5AF