Hysbysiad Preifatrwydd Microsoft 365 Copilot (cam peilot)

Mae’r Brifysgol yn profi Microsft 365 Copilot (Copilot) ar hyn o bryd i hybu cynhyrchiant ac effeithlonrwydd staff. Yn ystod y cyfnod peilot, bydd Copilot yn cael ei ddefnyddio ar draws amgylchedd M365 gan nifer gyfyngedig o aelodau staff.

Mae Microsoft Copilot ar gyfer Microsoft 365 yn defnyddio system ddatblygedig i reoli data a darparu nodweddion wedi’u galluogi gan AI sy’n symlhau ac yn gwella gwaith. Dyma drosolwg byr o’i swyddogaethau:

 

• Modelau Iaith Fawr (LLMs): Mae’r systemau AI hyn yn deall ac yn cynhyrchu testun tebyg i’r hyn a ysgrifennir gan bobl.
• Cynnwys Microsoft Graph: Mae hyn yn cynnwys e-byst, sgyrsiau, dogfennau, digwyddiadau calendr, a chysylltiadau y gall y meddalwedd eu cyrchu. Mae Copilot yn defnyddio’r wybodaeth hon i gynnig awgrymiadau defnyddiol.
• Apiau Microsoft 365: Mae apiau fel Word, PowerPoint, Outlook, a Teams wedi’u hintegreiddio gyda Copilot i ddarparu argymhellion defnyddiol yn uniongyrchol o fewn y rhaglenni hyn.

 

Bydd defnyddio Copilot yn M365 yn cynnwys nifer o weithgareddau, gan gynnwys, ond heb gyfyngu ar:

• Paratoi ar gyfer cyfarfodydd, crynhoi, a chynhyrchu nodiadau neu funudau cyfarfod.
• Cynnal dadansoddiad.
• Drafftio adroddiadau.
• Adolygu dogfennau.

Ni chaiff unrhyw benderfyniad sy’n effeithio ar unigolyn ei wneud yn seiliedig ar ganlyniad Copilot. Mae pob allbwn uniongyrchol o Copilot yn cynnwys y datganiad “Gall cynnwys a gynhyrchir gan AI fod yn anghywir,” ac mae ein hyfforddiant yn pwysleisio bod goruchwyliaeth ddynol yn hanfodol i wirio’r allbynnau bob amser.

Mae data’r Brifysgol a ddefnyddir gyda Copilot wedi’i amgryptio ac wedi’i storio o fewn tenant Microsoft Azure diogel, sydd wedi’i leoli yn y DU ac nad yw’n cael ei ddefnyddio i hyfforddi modelau Microsoft.

Pan fydd y Brifysgol yn defnyddio data personol staff, myfyrwyr, neu unrhyw un arall gyda Copilot, bydd yn gwneud hynny o dan unrhyw un o’r sail gyfreithiol a ddisgrifir yn ein hysbysiadau preifatrwydd.

Gallwn gasglu recordiadau sain a gweledol, yn ogystal ag atgyfnerthu sgyrsiau. Mae swyddogaeth trawsgrifio yn Teams yn caniatáu i Copilot gynhyrchu’r allbwn a grybwyllwyd uchod.

Ar ôl y cyfnod peilot, bydd dadansoddiad o ddefnydd Copilot ar gyfer M365 yn cael ei gynnal, gan adolygu’r risgiau a’r buddiannau cysylltiedig i benderfynu ar y camau nesaf. Bydd unrhyw ddefnydd estynedig o Copilot y tu hwnt i’r peilot yn cael ei ystyried o dan ein prosesau asesu risg, a bydd yr hysbysiad preifatrwydd yn cael ei ddiweddaru’n briodol. Bydd gweithrediad Copilot yn cael ei fonitro drwy gydol y cyfnod peilot, gyda diweddariadau i’r asesiadau risg fel y bydd angen.