Rheoli Cofnodion a Archif y Brifysgol

Beth y Rheoli Cofnodion?

Mae Rheoli Cofnodion yn ymwneud a'r rheolaeth systematig o'r cofnodion mae'r Brifysgol yn ei chreu a derbyn.  Mae'n berthnasol i gofnodion ym mhob fformat o'r pwynt mae'r cofnod yn cael ei greu tan ei fod e'n cael ei ddileu.  Oherwydd bod cofnodion a gwybodaeth yn adnoddau corfforaethol, mae'n bwysig eu bod yn cael eu rheoli yn effeithiol er budd y Brifysgol. 

Beth yw cofnodion?

Mae cofnodion yn cael eu creu yn ystod ein gwaith bob dydd ac yn aml ddylid eu cadw am eu bod nhw yn dystiolaeth i'n galluogi ni i brofi a dangos pam fod penderfyniadau wedi eu gwneud.  Mae na anghenrhaid bod cofnodion yn ddilys a dibynadwy er mwyn gallu dogfennu penderfyniadau.   .

Pam fod angen Rheoli Cofnodion?

Mae rhaglen rheoli cofnodion yn gallu dod a buddiannau mawr i'r Brifysgol gan gynnwys:

  • Gwell defnydd o storfa TG.
  • Gwell defnydd o amser staff.
  • Gwelliannau systemau
  • Lleihad mewn dyblygiadau
  • I gydymffurfio a safonau a deddfau
  • I'n hamddiffyn rhag cael ein erlyd.
  • I fod yn fwy effeithiol yn ein rheolaeth o adnoddau.
  • Gwelliant mewn darparu gwybodaeth
  • I sicrhau bod cofnodion corfforaethol yn cael eu cadw.

Rheoli Cofnodion yn y Brifysgol

Mae cyfrifoldeb dros Rheoli Cofnodion yn dod o dan yr Uned Cydymffurfiaeth a Gwybodaeth.  Mae'r Uned yn datblygu polisiau a trefniadaeth ar rheoli cofnodion a byddant yn gallu rhoi cyngor ac arweiniaeth ar bob agwedd o gadw cofnodion. Gellir rhoi cyngor ar y canlynol:

  • Hyfforddiant
  • Cynllunio cynlluniau ffeil
  • Helpu gwireddu'r Amserlen Gadw
  • Y ffurf gorau i storio cofnodion
  • I asesu cofnodion am eu cynnwys yn yr Archif.
  • Datblygiadau yn ymwneud a systemau storio data yn electronig. 

Am fwy o wybodaeth cysylltwch a: [email protected]

Amserlen Gadw’r Brifysgol

Mae Atodlen Cadw Cofnodion y Brifysgol yn gyfres o ddogfennau sy'n nodi'r dosbarthiadau o gofnodion sydd gan y Brifysgol ac yn manylu ar y cyfnod y mae angen cadw ar ei gyfer. Mae'r atodlen yn seiliedig ar gynnwys y ddogfen yn hytrach na'i fformat ac mae'r un mor berthnasol i gofnodion electronig a phapur.  

Mae rhagor o wybodaeth ar gael ar ein tudalennau gwe Amserlen Cadw neu drwy gysylltu â: [email protected]

Archif y Brifysgol

Mae gan y Brifysgol Archif Sefydliadol fach a weinyddir gan y Tîm Cydymffurfio Gwybodaeth sy'n cynnwys deunydd amrywiol sy'n croniclo bron i 100 mlynedd o addysg uwch.

Mae rhestr o'r holl wybodaeth a gedwir yn yr archif ar gael ar gais gan [email protected] 

Nid oes tâl am weld y deunydd a gedwir yn yr Archifau.

Bydd gwaith pellach yn cael ei wneud i nodi a chadw cofnodion sy'n deilwng o'u cadw yn barhaol gan y rheolwr cofnodion. Mae gan y Brifysgol ddiddordeb bob amser mewn clywed gan unigolion a allai fod â chofnodion a allai ychwanegu at yr Archifau a'u bod yn barod i gyfrannu i'r Brifysgol.

Gall unrhyw un sydd angen mwy o wybodaeth am yr Archifau:

Ffôn: 01443482966
E-bost: [email protected]