Codi pryderon neu gwynion ynghylch diogelu data

Mae'r Brifysgol wedi ymrwymo i drin data personol yn gyfreithlon, yn deg ac yn dryloyw.

Mae gennych yr hawl i gwyno am sut mae'r Brifysgol wedi defnyddio eich data personol os ydych yn pryderu y gallai fod wedi torri Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (“GDPR y DU”), Deddf Diogelu Data 2018 (“DPA 2018”), neu'r Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig (“PECR”) (gyda'i gilydd, y “ddeddfwriaeth Diogelu Data”).

Mae'r dudalen hon yn esbonio sut i godi pryder neu gŵyn ynghylch diogelu data, sy'n cynnwys ein gwneud yn ymwybodol o dor diogelwch data personol posibl, amheus neu wirioneddol. Mae'n esbonio sut y bydd eich adroddiad yn cael ei drin.

Beth yw pryder neu gŵyn ynghylch diogelu data?

Gallai pryder neu gŵyn ynghylch diogelu data ymwneud â, er enghraifft:

Sut mae eich data personol wedi cael ei gasglu neu ei ddefnyddio
A yw eich data wedi cael ei rannu neu ei gyrchu'n amhriodol
Cywirdeb data personol a gedwir amdanoch chi
Cadw neu ddileu data personol
Mynediad i'ch data personol – cwynion ynghylch sut mae ceisiadau wedi cael eu trin
Defnyddio delweddau, recordiadau neu fonitro
Diogelwch data personol (tor diogelwch data personol).

Sut i roi gwybod am bryder neu gŵyn

Gallwch roi gwybod am unrhyw bryderon drwy gyflwyno ffurflen Digwyddiad a Phryder ynghylch Diogelu Data. Bydd y ffurflen hon yn eich annog i ddarparu'r wybodaeth sydd ei hangen arnom. Fel arall, gallwch anfon e-bost at [email protected] yn egluro:

Beth ddigwyddodd a phryd?
Ydych chi wedi codi'r mater hwn o fewn Prifysgol De Cymru (PDC) eisoes? Os felly, gyda phwy ydych chi wedi siarad?
Sut mae hyn wedi effeithio arnoch chi?
Beth fyddai'n datrys y mater hwn i chi?

Sut y bydd eich adroddiad yn cael ei drin

Bydd unrhyw dor diogelwch data personol gwirioneddol neu a amheuir yn cael ei drin yn unol â Gweithdrefn Digwyddiadau Data'r Brifysgol.

Bydd cwynion a phryderon eraill yn cael eu categoreiddio'n brydlon yn unol â hynny a gwneir penderfyniad ar lefel yr ymchwiliad sydd ei angen. Ymatebir i adroddiadau heb oedi gormodol. Os yw eich cwyn neu bryder yn gymhleth, gall gymryd mwy o amser i ymchwilio. Os bydd hyn yn wir, rhoddir esboniad i chi pam a phryd y gallwch ddisgwyl ymateb.

Os caiff cwyn diogelu data eu cyflwyno mewn man arall o fewn y Brifysgol, caiff ei hanfon ymlaen at y Tîm Cydymffurfio Gwybodaeth ar gyfer ymchwiliad ac ymateb.

Rydym yn cadw'r hawl i wrthod cwynion sy'n flinderus, yn ddibwys, yn ailadroddus neu a wneir yn anonest.

Fforymau neu brosesau eraill a allai fod yn fwy priodol

Efallai y bydd yn well adolygu rhai materion mewn fforwm neu drwy broses arall, yn enwedig os nad ydynt yn uniongyrchol berthnasol i Ddiogelu Data.

Ar gyfer cwynion mewn perthynas â myfyrwyr: Efallai y bydd angen dilyn y Weithdrefn Cwynion Myfyrwyr.

Os ydych chi'n gydweithiwr yn PDC, weithiau efallai y bydd yn well i Pobl a Datblygu Sefydliadol ymdrin â’r mater drwy Weithdrefn Gwynion ffurfiol PDC.

Os ydym o'r farn mai'r gweithdrefnau hyn yw'r ffordd orau o adolygu eich pryderon, byddwn yn egluro pam yr ydym o'r farn mai dyma'r achos. Os yw'n briodol, efallai y byddwn yn anfon yr ohebiaeth ymlaen i'r adran berthnasol.

Os nad ydych yn fodlon â'n hymateb

Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon, gallwch uwchgyfeirio eich cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (yr “ICO”). Mae gwybodaeth am sut i wneud cwyn i'r ICO ar gael yma: www.ico.org.uk Bydd yr ICO yn penderfynu a ddylid ymchwilio ymhellach a bydd yn cysylltu â'r Brifysgol os oes ganddynt gwestiynau neu ymholiadau.

Sut y gallwn ddefnyddio'r data personol a gyflwynwch yn eich adroddiad

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio yn unol â'n Hysbysiadau Preifatrwydd a'n Polisi Diogelu Data.

Bydd y Brifysgol yn casglu data ar ganlyniadau digwyddiadau a chwynion a gall ei ddefnyddio at ddibenion adrodd a gwerthuso a dysgu a datblygu.

Efallai y byddwn yn datgelu eich data personol i gydweithwyr, rheoleiddwyr neu yswirwyr y Brifysgol at ddiben delio â'ch cwyn, cwyn sy'n deillio ohoni, neu i weithredu unrhyw ganlyniadau neu gamau gweithredu ohoni.

Ni fyddwn yn rhannu eich data personol ag unrhyw drydydd partïon eraill heb sail gyfreithiol ddilys o dan Gyfraith Diogelu Data.