Hysbysiad Preifatrwydd Ar gyfer Ymholwyr

Prifysgol De Cymru yw’r rheolydd data, a gellir cysylltu â Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol drwy [email protected].

Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i ddiogelu hawliau myfyrwyr yn unol â’r ddeddfwriaeth diogelu data cyfredol. Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn darparu manylion am sut mae’r Brifysgol yn defnyddio data personol wrth brosesu ceisiadau gan unigolion sy’n gwneud ymholiadau am ei chyrsiau neu weithgareddau.

Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu?

Mae’r Brifysgol, drwy ei gweithgareddau Marchnata a Recriwtio Myfyrwyr, yn casglu data personol at ddibenion cynghori, hysbysu a chefnogi unigolion sydd wedi mynegi diddordeb mewn astudio ym Mhrifysgol De Cymru.

Rydym hefyd yn casglu data gan rieni, gwarcheidwaid a gofalwyr sy’n gwneud ymholiadau ar ran plant yn eu gofal.

Gall y wybodaeth bersonol ganlynol gael ei chasglu - enw, manylion cyswllt (cyfeiriad, rhif ffôn ac e-bost) ynghyd â dewisiadau cyswllt i roi gwybod i’r Brifysgol sut mae unigolion yn dymuno cael eu cysylltu â pha fath o wybodaeth y maent am ei dderbyn (gan gynnwys dewisiadau pwnc).

Byddwn hefyd yn casglu data am ddigwyddiadau a fynychwyd ac ymholiadau penodol, a allai fod yn berthnasol i’r cyngor a’r cymorth sy’n cael eu cynnig.

Pam rydym yn casglu’r wybodaeth hon?

Caiff data personol ei brosesu er mwyn darparu gwybodaeth i unigolion sydd ei hangen neu sydd wedi’i cheisio cyn gwneud cais am le ym Mhrifysgol De Cymru, neu ar ran plentyn yn eu gofal.

Lle mae caniatâd wedi’i roi, caiff data personol ei brosesu i hyrwyddo ein gwasanaethau a darparu gwybodaeth a allai fod o ddiddordeb i’r unigolyn.

Gall hefyd gael ei ddefnyddio i gynhyrchu ystadegau rheoli neu i gynnal dadansoddiad o’n gweithgareddau ehangiad mynediad.

Defnydd o ddata ymholwyr ar gyfer hysbysebu ar-lein

Gall Prifysgol De Cymru rannu cyfeiriadau e-bost ag un prosesydd data trydydd parti dibynadwy sy’n darparu gwasanaethau hysbysebu digidol a’r cyfryngau ar ein rhan. Caiff y cyfeiriadau e-bost hyn eu defnyddio ochr yn ochr ag offer a nodweddion a gynigir gan lwyfannau cyfryngau cymdeithasol, gan ein galluogi i gyflwyno hysbysebion digidol perthnasol i ddefnyddwyr ar lwyfannau megis Facebook ac Instagram.

Bydd y targedu hwn ond yn berthnasol i ymholwyr lle rydym wedi cael y caniatâd priodol i wneud hynny. Yn ogystal, ni fydd ein proseswyd data yn defnyddio’r wybodaeth hon i gysylltu ag ymholwyr yn uniongyrchol mewn unrhyw ffordd, ac maent yn gweithredu o dan delerau caeth cytundeb prosesu data.

Bydd unigolion hefyd ond yn gweld yr hysbysebion hyn yn unol â’u gosodiadau preifatrwydd a pholisïau cwis ar y llwyfannau cyfryngau cymdeithasol perthnasol. Mae cymryd rhan mewn marchnata o’r fath yn dibynnu ar ddewisiadau a gosodiadau caniatâd y defnyddiwr ar y llwyfannau hynny.

Beth yw sail gyfreithiol y prosesu?

Er mwyn darparu gwybodaeth i unigolion mewn ymateb i’w hymholiadau, bydd y Brifysgol yn prosesu’r wybodaeth hon ar sail ei bod yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni contract, neu ar gyfer cymryd camau i ddod i gytundeb contractio.

Lle mae unigolyn wedi nodi ei fod yn dymuno derbyn gwybodaeth bellach gan y Brifysgol, caiff y wybodaeth hon ei phrosesu ar sail caniatâd.

Mae’r Brifysgol yn cynnal dadansoddiad i fonitro ac asesu effaith ei gweithgareddau. Mae hyn yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasgau er budd y cyhoedd.

Pwy yw'r derbynwyr neu'r categorïau o dderbynwyr?

Ar gyfer ymholwyr sydd yn y DU, caiff data personol ei ddefnyddio gan aelodau o staff y Brifysgol i ddarparu’r wybodaeth a ofynnwyd amdani. Efallai y byddwn yn defnyddio cyflenwyr neu systemau trydydd parti i gyflawni swyddogaethau TG.

Ar gyfer ymholwyr rhyngwladol, efallai y caiff gwybodaeth ei phasio ymlaen at ein cynrychiolwyr dramor er mwyn darparu cyngor a chefnogaeth ar ran y Brifysgol. Pan fydd hyn yn angenrheidiol, caiff y wybodaeth ei phrosesu at y diben penodol hwn yn unig.

Caiff y gwasanaethau trydydd parti hyn eu cyflawni o dan delerau llym cytundeb prosesu data.

Trosglwyddiadau tramor a’r mesurau diogelwch sydd ar waith

Gall y Brifysgol drosglwyddo data personol y tu allan i’r DU pan fo hynny’n angenrheidiol ar gyfer un o’r dibenion a grybwyllwyd uchod. Bob tro y câi data personol ei drosglwyddo yn y modd hwn, mae’r Brifysgol yn sicrhau bod lefel tebyg o ddiogelu ar gael drwy sicrhau bod o leiaf un o’r mesurau diogelwch canlynol yn bodoli a thrwy gynnal Asesiad Risg ar y Trosglwyddiad:

• Pan fo’r wlad gyrchfan wedi cael ei hystyried gan Ysgrifennydd Gwladol y DU yn darparu lefel ddigonol o ddiogelwch ar gyfer data personol.
• Pan fo cytundeb cyfreithiol rhwymol wedi cael ei gymeradwyo gan Gomisiynydd Gwybodaeth y DU.
• Pan ddefnyddiwn ddarparwyr sydd wedi’u lleoli yn yr Unol Daleithiau, gallwn drosglwyddo data atynt os ydynt yn rhan o’r Fframwaith Preifatrwydd Data sy’n eu hatal i ddarparu diogelwch digonol i ddata personol.

Cyfnod cadw’r data

Bydd data personol yn cael ei gadw yn unol â’n rhaglen gadw data.

Hawliau unigolion

Os yw’r unigolyn wedi rhoi caniatâd i’r Brifysgol i brosesu data personol, mae ganddynt hefyd yr hawl i dynnu’r caniatâd hwnnw’n ôl. Cysylltwch ag [email protected] os hoffech dynnu’ch caniatâd yn ôl.

Mae gennych hawl i gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol, i gywiro, i ddileu, i gyfyngu ar brosesu a hefyd i drosglwyddo eich gwybodaeth bersonol.

Dylid gwneud unrhyw geisiadau neu wrthwynebiadau yn ysgrifenedig at Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol:

Swyddfa’r Ysgrifennydd Prifysgol,
Prifysgol De Cymru
Pontypridd,
CF37 1DL

E-bost: [email protected]

Hawl unigol i gwyno. Os nad ydych yn fodlon gyda’r ffordd y mae eich data personol wedi cael ei brosesu, gallwch gychwyn drwy gysylltu â Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol gan ddefnyddio’r manylion cyswllt uchod.

Os byddwch yn parhau i fod yn anhapus, mae gennych yr hawl i gwyno’n uniongyrchol wrth Gomisiynydd Gwybodaeth, a all gynnal ymchwiliad. Mae’r Comisiynydd Gwybodaeth yn reoleiddir annibynnol a gellir cysylltu ag ef yn y cyfeiriad canlynol:

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth,
Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow,
Cheshire,
SK9 5AF

www.ico.org.uk

Adolygiad Hanes

Dyddiad Cyhoeddiad	Fersiwn	Awdur	Crynodeb o’r Adolygiad
	3.0	Eloise Rosser, Swyddog Diogelu Data	Wedi’i ddiweddaru i gynnwys data sy’n ymwneud a rhieni gwarcheidwaid. Wedi’i ddiweddaru i adlewyrchu’r sefyllfa ar ôl gadael y DU ar EU. Diwygiadau bach eraill.
10/6/24	3.1	Matt Hayes, Rheolwr Marchnata Digidol	Wedi’i ddiweddaru i gynnwys hysbysebu ar-lein.