Pwyllgor Archwilio

Cyfansoddiad

Yn unol â'r hyn sy'n ofynnol yn yr Erthyglau Llywodraethu, (5 (3) Bydd Bwrdd y Llywodraethwyr yn sefydlu Pwyllgor Archwilio nad sy'n cynnwys staff neu fyfyrwyr-lywodraethwyr yn aelodau), mae'r corff llywodraethu wedi sefydlu pwyllgor o Fwrdd y Llywodraethwyr a elwir yn Bwyllgor Archwilio. Mae'n gweithredu fel Pwyllgor Archwilio y Brifysgol ac ar gyfer pob un o'i is-gyrff.

Cyfansoddiad ac Aelodaeth

4 i 6 aelod (ac eithrio Cadeirydd, Dirprwy Gadeirydd, staff a myfyrwyr-lywodraethwyr), gan gynnwys: - hyd at 3 aelod annibynnol neu gyd-etholedig o'r Bwrdd, gydag un ohonynt yn Gadeirydd - hyd at 3 aelod cyd-etholedig o'r Pwyllgor.

• Alison Ramsey (Cadeirydd) 
• Yr Athro Phillip Gummett
• Sanjay Balakrishnan
• Tanya Philips (cyd-etholedig) 
• Frances Duffy

Caiff y Pwyllgor Archwilio a'i Gadeirydd ei benodi gan Fwrdd y Llywodraethwyr a rhaid iddo gynnwys aelodau heb gyfrifoldeb gweithredol dros reoli'r Brifysgol neu unrhyw un o'i is-gyrff. Ni ddylai aelodau fod â budd arwyddocaol yn y sefydliad.

Rhaid bod gan o leiaf un aelod brofiad perthnasol diweddar ym maes cyllid, cyfrifeg neu archwilio. Ni ddylai aelodau'r pwyllgor fod yn aelod o'r pwyllgor cyllid (neu bwyllgor cyfatebol) hefyd.

Cworwm

O leiaf dau aelod.

Presenoldeb mewn cyfarfodydd

Fel rheol, bydd yr Is-Ganghellor a chynrychiolwyr o'r archwilwyr mewnol ac allanol yn mynychu cyfarfodydd lle bydd materion sy'n berthnasol iddynt yn cael eu trafod. Fodd bynnag, o leiaf unwaith y flwyddyn, dylai'r Pwyllgor gwrdd â'r archwilwyr mewnol ac allanol heb unrhyw swyddogion yn bresennol.

Bydd swyddogion perthnasol y Brifysgol a'r colegau hefyd yn cael eu gwahodd i fynychu pan fo'n briodol.

Amlder cyfarfodydd

Fel rheol, cynhelir pedwar cyfarfod ym mhob blwyddyn ariannol, gyda dim llai na dau gyfarfod. Gall yr archwilwyr mewnol neu allanol ofyn am gyfarfod os ydynt yn credu ei bod yn ofynnol.

Awdurdodaeth

Awdurdodir y Pwyllgor gan Fwrdd y Llywodraethwyr i archwilio a, ble fo'n briodol, herio unrhyw weithgarwch a thystiolaeth a ddaw gerbron y Pwyllgor o fewn ei gylch gorchwyl. Caiff ei awdurdodi i geisio unrhyw wybodaeth sy'n ofynnol ganddo o unrhyw gyflogai, a rhaid i unrhyw gyflogai gydymffurfio ag unrhyw gais a wneir gan y pwyllgor.

Awdurdodir y Pwyllgor gan Fwrdd y Llywodraethwyr i feddu ar gyngor proffesiynol annibynnol cyfreithiol neu arall allanol ac i sicrhau presenoldeb y sawl nad sy'n aelodau gyda phrofiad ac arbenigedd perthnasol os yw'n ystyried bod hyn yn briodol, fel arfer gan ymgynghori â'r Is-Ganghellor a/neu Gadeirydd neu Ddirprwy Gadeirydd Bwrdd y Llywodraethwyr.

Bydd y Pwyllgor yn adolygu elfennau archwilio'r datganiadau ariannol blynyddol drafft. Bydd yr agweddau hyn yn cynnwys barn yr archwiliad allanol, y datganiad o gyfrifoldebau aelodau, y datganiad o reolaeth fewnol ac unrhyw fater perthnasol a godwyd yn llythyr rheolaeth yr archwilwyr allanol. Ble fo'n briodol, dylai'r Pwyllgor gadarnhau gyda'r archwilwyr mewnol ac allanol bod effeithiolrwydd y system reolaeth allanol wedi cael ei hadolygu, a gwneud sylwadau ar hyn yn ei adroddiad blynyddol i Fwrdd y Llywodraethwyr.

Dyletswyddau

Dyletswyddau'r Pwyllgor tuag at y Brifysgol a'i is-gyrff yw:

• ystyried a chynghori Bwrdd y Llywodraethwyr ar benodiad, annibyniaeth ac effeithiolrwydd yr archwilwyr allanol, cwmpas y cylch gorchwyl archwilio, y ffi archwilio, darpariaeth unrhyw wasanaethau nad sy'n rhai archwilio gan yr archwilwyr allanol, ac unrhyw gwestiynau yn ymwneud ag ymddiswyddiad neu ddiswyddiad archwilwyr allanol, a bydd yn sicrhau bod gweithgareddau i brofi'r farchnad yn cael eu cynnal o leiaf unwaith bob pum mlynedd, gan gynnwys newid i'r partner unigol os ydyw'n cadw'r archwilwyr allanol cyfredol. (Gellir ymestyn hyn i saith mlynedd os yw'r meini prawf a amlinellir yn Safon Moeseg 3 y Bwrdd Safonau Archwilio wedi'u bodloni)
• trafod gyda'r archwilwyr allanol, cyn i'r archwiliad gychwyn, natur a chwmpas yr archwiliad.
• trafod y canfyddiadau a ddaw o'r archwiliadau dros dro a therfynol gyda'r archwilwyr allanol, gan gynnwys adolygiad o'r llythyr rheolaeth, gan ymgorffori ymatebion y rheolaeth, ac unrhyw faterion eraill y gallai'r archwilwyr allanol fod eisiau eu trafod (heb reolwyr ble fo'n briodol), gan gynnwys unrhyw amserlen o gamddatganiadau. Bydd y Pwyllgor yn sicrhau bod yr adnoddau a staff sydd ar gael ar gyfer yr archwiliad allanol yn ddigonol i fodloni anghenion y Brifysgol a'i is-gyrff (neu'n gwneud argymhelliad i Fwrdd y Llywodraethwyr fel bo'n briodol) 
• ystyried a chynghori Bwrdd y Llywodraethwyr ar benodiad, telerau ymrwymiad ac effeithiolrwydd y gwasanaeth archwilio mewnol, cwmpas y cylch gorchwyl archwilio, y ffi archwilio, darpariaeth unrhyw wasanaethau nad sy'n rhai archwilio gan yr archwilwyr mewnol gan sicrhau gwrthrychedd perthnasol er mwyn peidio â rhoi unrhyw waith yn y dyfodol yn y meysydd hyn dan fygythiad. Bydd y Pwyllgor hefyd yn ystyried ac yn cynghori'r Bwrdd ar unrhyw gwestiynau o ymddiswyddiad neu ddiswyddiad yr archwilwyr mewnol, ac yn sicrhau bod gweithgareddau i brofi'r farchnad yn cael eu cynnal o leiaf unwaith bob pum mlynedd.
• Hysbysu MEDR o unrhyw ymddiswyddiad neu ddiswyddiad yr archwilwyr allanol ac o'r rhesymau
• adolygu asesiad risg, strategaeth a rhaglen archwilio'r archwilwyr; ystyried prif ganfyddiadau ymchwiliadau archwilio mewnol ac ymateb rheolwyr; a hyrwyddo cydlyniad rhwng archwilwyr mewnol ac allanol. Bydd y Pwyllgor yn sicrhau bod yr adnoddau a staff sydd ar gael ar gyfer yr archwiliad mewnol yn ddigonol i fodloni anghenion y Brifysgol a'i is-gyrff (neu'n gwneud argymhelliad i Fwrdd y Llywodraethwyr fel bo'n briodol)
• adolygu effeithiolrwydd y trefniadau rheoli risg, rheoli a llywodraethu, a rheolaeth a sicrhau ansawdd data, ac yn benodol yn adolygu llythyr rheolaeth yr archwilwyr allanol, adroddiad blynyddol yr archwilwyr mewnol, ac ymatebion rheolwyr
• monitro gweithrediad yr argymhellion a gytunwyd arnynt yn yr archwiliad, o ba bynnag ffynhonnell
• sicrhau bod yr holl golledion arwyddocaol wedi cael eu hymchwilio'n gywir a bod yr archwilwyr mewnol ac allanol, a ble fo'n briodol, MEDR (neu ei olynydd) wedi cael eu hysbysu
• goruchwylio polisi'r Brifysgol a'i is-gyrff ar dwyll ac afreoleidd-dra, gan gynnwys cael eu hysbysu o unrhyw gamau gweithredu a gymerir yn unol â'r polisi hwnnw
• bodloni ei hun bod trefniadau addas mewn lle i hyrwyddo economi, effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd, gan gynnwys nodi astudiaethau sy'n cynrychioli gwerth penodol am arian
• derbyn unrhyw adroddiadau perthnasol o'r Swyddfa Archwilio Genedlaethol (NAO), Swyddfa Archwilio Genedlaethol Cymru, MEDR a sefydliadau eraill
• monitro perfformiad ac effeithiolrwydd archwilwyr mewnol ac allanol yn flynyddol, gan gynnwys materion sy'n effeithio ar eu gwrthrychedd, gan hyrwyddo cydlyniad rhwng archwiliadau mewnol ac allanol a gwneud argymhellion i Fwrdd y Llywodraethwyr mewn perthynas â'u hail-benodiad, ble fo'n briodol
• ystyried, mewn perthynas â'r Pwyllgor Cyllid ac Adnoddau, datganiadau ariannol cyfunol blynyddol y Brifysgol a'i is-gyrff, wedi'u paratoi a'u harchwilio yn unol ag Atodlen 7 o'r Ddeddf Diwygio Addysg ym mhresenoldeb archwilwyr allanol a sicrhau bod;
• polisïau cyfrifeg addas yn cael eu dethol ac yn cael eu defnyddio'n gyson; y dulliau ac egwyddorion mewn perthynas â'r Datganiad o Arferion a Argymhellir: Cyfrifeg ar gyfer Sefydliadau Addysg Uwch ac Addysg Bellach yn cael eu dilyn;
• penderfyniadau ac amcangyfrifon rhesymol a phwyllog yn cael eu gwneud;
• safonau cyfrifeg perthnasol i'r DU wedi cael eu dilyn, yn amodol ar unrhyw ddeunydd ymadael a ddatgelir ac a esbonnir yn y datganiadau ariannol;
• datganiadau ariannol yn cael eu paratoi ar sail busnes gweithredol oni bai ei bod yn anaddas rhagdybio y bydd y Brifysgol yn parhau i weithredu.
• Bydd y Pwyllgor yn gofyn i dderbyn