Symleiddio Recriwtio yn y GIG: Arloesedd sy'n Arbed Amser

Symleiddio Recriwtio yn y GIG: Arloesedd sy'n Arbed Amser Daeth Claire Power, Uwch Weinyddwr o fewn y GIG, o hyd i gyfle i leihau aneffeithlonrwydd ym mhroses recriwtio ei hadran. Ar ôl cofrestru’n ddiweddar ar yr MSc mewn Arwain Trawsnewid Digidol ym Mhrifysgol De Cymru (PDC), gwelodd hi fod hwn yn brosiect delfrydol i gymhwyso ei dysgu ac ysgogi trawsnewid digidol cadarnhaol yn y sector gofal iechyd.

Y Prosiect: Awtomeiddio Prosesau Recriwtio Cymhleth

Wedi’i hysgogi i symud ymlaen yn ei gyrfa a chyda diddordeb brwd mewn trawsnewid digidol, canolbwyntiodd Claire ar symleiddio proses recriwtio’r GIG, a oedd yn aml yn cael ei harafu gan gamau â llaw a systemau hen ffasiwn. Defnyddiodd offer sydd eisoes ar gael o fewn GIG Cymru- megis Microsoft 365, SharePoint, a Lists- i awtomeiddio llifoedd gwaith recriwtio. Darparodd yr arloesedd hwn system gliriach a mwy hygyrch a oedd yn lleihau'r angen am gyfarfodydd hir ac olrhain â llaw, gan gyflwyno diweddariadau ac awtomatiaethau amser real a arbedodd amser sylweddol.

Eglura Claire: “Roedd ein proses recriwtio yn gymhleth ac yn hirfaith, ac yn aml yn cael ei gohirio oherwydd cyfathrebu araf a phroblemau amserlennu. Drwy weithredu system olrhain ddigidol, gallem awtomeiddio camau allweddol, gan leihau’r llwyth gweinyddol a sicrhau llogi mwy amserol.”

Disodlodd y system newydd y broses dameidiog flaenorol gyda llwyfan di-dor, hawdd ei ddefnyddio a oedd yn galluogi rhanddeiliaid i gael mynediad at ddogfennau perthnasol ac olrhain camau recriwtio mewn amser real. O ganlyniad, arbedodd Claire a'i thîm hyd at bum awr yr wythnos.

Goresgyn Heriau Wrth Weithredu

Nid oedd y daith heb heriau. Mae Claire yn cofio, “Un o’r prif anawsterau oedd rheoli cymhlethdod y broses. Pan ddechreuais i fapio’r datrysiad, daeth yn llethol yn gyflym gyda’r holl haenau gwahanol dan sylw.”

Drwy rannu'r prosiect yn gamau llai, hylaw, roedd Claire yn gallu darparu'r ateb fesul cam, gan weithio'n agos gyda'i thîm a'i rhanddeiliaid. Gofynnodd am adborth rheolaidd, gan sicrhau bod y system yn bodloni anghenion pawb. “Roedd yn hanfodol ei gadw’n syml ac ymarferol, yn enwedig i gydweithwyr sy’n anghyfarwydd â systemau digidol,” meddai.

Grymuso Timau Trwy Gydweithio

Roedd cydweithio wrth galon y prosiect. Bu Claire yn cynnwys cydweithwyr o'r cychwyn, gan gasglu eu mewnbwn a sicrhau eu bod yn teimlo eu bod wedi'u grymuso i fabwysiadu'r offer newydd. Roedd y dull cydweithredol hwn nid yn unig yn sicrhau gweithrediad llwyddiannus ond hefyd yn meithrin ymdeimlad o berchnogaeth ar draws yr adran.

Cynhaliodd Claire sesiynau hyfforddi wyneb yn wyneb i gyflwyno'r offer newydd a'u teilwra i wahanol rolau o fewn y tîm. Fe wnaeth hi hefyd ymgorffori cyfleoedd dysgu parhaus, gan gydnabod bod technoleg yn esblygu, a’i bod yn bwysig i gydweithwyr gadw i fyny.

Olrhain Llwyddiant ac Edrych Ymlaen

Roedd y manteision uniongyrchol o ran arbed amser yn glir, gydag adborth gan gydweithwyr yn nodi gwelliannau sylweddol mewn effeithlonrwydd. “Mae’n wych gweld y gall hyd yn oed newid bach gael effaith ystyrlon,” meddai Claire. “Nid ydym wedi mesur yr holl ganlyniadau yn swyddogol, ond mae’r system yn dal i gael ei defnyddio ac wedi dod yn rhan annatod o’n proses recriwtio.”

Mae’r prosiect yn dal i esblygu, gyda Claire yn gobeithio integreiddio’r system ymhellach â llwyfan Recriwtio Cymru Gyfan, gan symleiddio’r broses hyd yn oed yn fwy yn y pen draw.

Agor Llwybr Gyrfa Newydd

Roedd yr MSc mewn Arwain Trawsnewid Digidol nid yn unig yn rhoi’r sgiliau i Claire gwblhau’r prosiect hwn ond hefyd wedi tanio ei hangerdd am y byd digidol, gan arwain at gyfle gyrfa newydd. Ar ôl cwblhau’r rhaglen, gwnaeth gais llwyddiannus am rôl Rheolwr Cymorth Prosiect o fewn Tîm Digidol y GIG. “Mae’r cwrs hwn wedi rhoi hyder i mi ac wedi ehangu fy safbwynt,” mae Claire yn adlewyrchu. “O’r blaen, roeddwn i’n canolbwyntio ar fy ngwaith gweinyddol fy hun, ond mae’r cwrs hwn wedi gwneud i mi feddwl yn fwy. Agorodd yr MSc ddrysau nad oeddwn yn gwybod eu bod yn bodoli ac mae wedi fy rhoi ar lwybr rwy’n gyffrous amdano.”

Arloesi yn y Dyfodol: Gweledigaeth ar gyfer Trawsnewid Digidol

Wrth edrych ymlaen, mae Claire yn awyddus i barhau i ysgogi arloesedd yn y sector gofal iechyd. Mae ganddi ddiddordeb arbennig ym mhotensial offer deallusrwydd artiffisial, fel Copilot, y mae’n credu y gallent chwyldroi prosesau gweinyddol ar draws y GIG.

“Mae cymaint o botensial i AI leihau llwythi gwaith a gwella effeithlonrwydd,” meddai Claire. “O awtomeiddio tasgau arferol i gynorthwyo gyda swyddogaethau mwy cymhleth, rwy’n gyffrous i weld lle bydd trawsnewid digidol yn mynd â ni yn yr ychydig flynyddoedd nesaf.”

Cyngor Claire ar gyfer Myfyrwyr MSc y Dyfodol

I’r rhai sy’n ystyried yr MSc, mae cyngor Claire yn syml: “Peidiwch â bod ofn camu allan o’ch parth cysur. Bydd y cwrs hwn yn eich cyflwyno i syniadau a ffyrdd newydd o weithio. Hyd yn oed os yw'n teimlo'n frawychus ar y dechrau, mae'r gwobrau'n werth chweil. Byddwn yn ei argymell yn fawr i unrhyw un sydd am gael effaith wirioneddol yn eu gyrfa.”